HEm > Om Mark > Kundlösninger > Holmen
Holmen
Bättre datakvalitet och enklare tidredovisning hjälper Holmen att effektivt planera produktionen samt förenklar administrationen av tid och lön
"Vi startade om upphandlingsprocessen när vi insåg att HR-systemet inte skulle ge avsedd effekt utan ny tidredovisning med bättre datakvalitet och enklare inmatning. Med ProMark i systemlösningen når vi projektets mål" - Christer Hörnfeldt, Projektledare för Holmens HR-system.
Holmen rullar nu ut ett nytt personalsystem, där tidredovisning från Mark Information ser till att data är korrekta och uppdaterade om vem som gör vad, och när. Det är en förutsättning för att personalen skall känna förtroende för systemet och kunna ta fram relevant information om sig själva, samt att Holmen ska kunna betala ut rätt lön. Det är också en förutsättning för att bemanningsplaneringen ska fungera och att Holmens kunder ska få den service de förväntar sig. På spel står både effektiviteten i produktionen och Holmens förmåga att hålla ingångna avtal om arbetstider.
Holmen är ett svenskt pappers- och skogsföretag med anor från 1600-talet somnaturligtvis har lång erfarenhet av att ifrågasätta äldre sätt att arbeta. Företaget vet att inget administrativt system är bättre än kvaliteten på dess indata. Så när man började projektera ett helt nytt HR-system för koncernen insåg man snart att tidredovisning, i form av ProMark från Mark Information, var en förutsättning för att Holmen skulle nå uppsatta affärsmål.
– Vi har två olika lönesystem med teknik från 60- och 70-talet som är specialanpassade för Holmen. Kompetensen på systemen är på väg att försvinna, och vi saknar systemstöd för moderna HR-funktioner. Vi började med att titta på olika HR-system, och kom snart fram till att det krävdes en kraftfull funktion för tidredovisning i realtid för att projektet skulle ge avsedd effekt. Valet föll på ProMark, som kompletterar personalsystemet Bluegarden, säger Christer Hörnfeldt, Projektledare för Holmens HR-system.
Rätt lön i rätt tid
Efter förstudien hösten 2005 stod det klart vad personalen förväntade sig av ett modernt personalsystem. Målen för det nya systemet sattes utifrån organisationens behov. Inte förvånande ville de anställda ha ett lättanvänt system som kräver mindre tid för att hantera, som ger korrekt utbetald lön och som ger de anställda möjlighet att söka information om sig själva. Till det kommer företagets behov av att kunna planera bemanningen. Det behövs för att klara produktionen utan störningar, även under högsäsong. Och det behövs för att Holmen ska kunna följa all regler om veckovila och övertidstak, där överträdelser medför skadeståndsansvar mot facket.
– Det är viktigt för Holmen att personalen uppfattar lönesystemet som korrekt och lättarbetat. Tidredovisningen är det man ser varje dag och den måste vara lätt att använda och kunna ge information tillbaka, både för att spara tid och för att informationen ska redovisas rätt. Vi har som mål att tidsåtgången för att producera lönen ska minska med totalt 30 procent, och att precisionen i löneutbetalningarna ska vara minst 99,5 procent, säger Thommy Haglund, Chef för Koncernstab Personal på Holmen.
För att uppnå effektivitetsmålen krävs att hela hanteringen fångas digitalt, från att man kommer till jobbet tills lönen betalas ut. Kombinationen med ProMark för datafångst med en enda inrapportering och Bluegarden för lön och personalhantering ger de önskade egenskaperna.
Kliniskt rent
Personalsystemet ska också klara av att ge stöd för bemanningsplaneringen, både långsiktig schemaläggning och akuta situationer vid sjukdom och annan kortvarig frånvaro. Ett modernt bruk är en processindustri som arbetar med stor precision, vilket ställer höga krav på den anställda.
– Modern papperstillverkning är inte den smutsiga hantering många tror. Tvärtom, vårt kvalitetskartongbruk i Iggesund levererar till kräsna kunder som har de allra högsta kraven på att förpackningen ska reflektera den elegans och exklusivitet som produkter inom kosmetika, vin och sprit representerar. Förpackningarna måste vara luktneutrala och fabriken är kliniskt ren, vilket kontrolleras på plats av kunderna. Det ställer naturligtvis stora krav på att bemanningen är rätt, inte bara till antalet utan också avseende kompetensen, fortsätter Thommy Haglund.
En viktig förutsättning för att hantera bemanningen med precision är naturligtvis att man verkligen vet vilka som är på plats och vilka som är frånvarande, samt att det går att se vem som är tillgänglig för övertidsuttag eller på annat sätt kan fylla en vakans.
Införande
Införandet av ProMark och det nya HR-systemet i Holmens svenska verksamhet delades upp i fyra steg.
Steg 1 betyder leveransen vid bruket i Hallstavik, inklusive ett ramverk för ett modellföretag. Hallstavik är också den första skarpa driftsättningen, d v s steg 2. Införandet på bruken i Iggesund samt på Holmen Skog är steg 3. Det avslutande steg 4 är utrullningen av systemet i Braviken och på Vargön.
Lösningen omfattar en licens för upp till 5 000 användare. Det täcker Holmens svenska personal på cirka 4 000 fast anställda och ett stort antal säsongsanställda.
Utmaningen
Holmen behöver fånga hela kedjan digitalt från redovisning av tid till utbetald lön för att nå projektets effektivitetsmål och krav på rätt utbetald lön. Det betyder:
- Ett lättanvänt användargränssnitt för tidredovisning och informationssökning som ger de anställda förtroende för hela systemet
- Ett koncerngemensamt löne- och personalsystem för både kollektivanställda som redovisar kom-och-gå eller avvikelser
- Kvantifierbara mål är att sänka tidsåtgången med 30 procent för producerad lön, d v s hela kedjan från tidredovisning till korrekt utbetald lön
- Lönen ska vara rätt utbetald i 99,5 procent av fallen, vilket kräver korrekta indata
- Systemet ska ge underlag för bemanningsplaneringen, som har som mål effektiv produktion, arbetsscheman som passar individerna och att Holmen följer avtal om arbetstider och övertidsuttag
Lösningen
ProMark tidredovisning från Mark Information med licens för upp till 5 000 användare, som täcker fast personal och säsongsanställda på Holmens svenska anläggningar. Systemet drivs på koncernnivå, medan de olika bolagen och anläggningarna själva ansvarar för sina nätanslutna tidredovisningsterminaler.
Om Holmen
Holmen är en skogsindustrikoncern som tillverkar tryckpapper, kartong och trävaror. Koncernen äger också skogs- och krafttillgångar. Nettoomsättningen uppgick under 2005 till cirka 16,3 mdkr och antalet anställda var cirka 4 900. Holmens aktie är noterad på Stockholmsbörsen på listan över de mest omsatta aktierna.
Koncernen har fem affärsområden: Holmen Paper (tryckpapper), Iggesund Paperboard (kartong) och Iggesund Timber (trävaror) tillverkar och säljer produkter. Holmen Skog och Holmen Kraft svarar för tillgångar och anskaffning inom skog respektive elkraft. Holmen Skog säljer även virke till andra skogsindustrier. Holmen Paper och Iggesund Paperboard svarar tillsammans för cirka 80 % av koncernens nettoomsättning.
Holmen producerar i tre länder. I Sverige och Spanien tillverkas tryckpapper. Kartong produceras i Sverige och England. Trävaror tillverkas i Sverige. Fem av de sju producerande enheterna är belägna i Sverige. Här finns också tio av de 14 pappers- och kartongmaskinerna. Av cirka 4 900 anställda är ungefär 3 800 verksamma i Sverige. Värdet av fakturering till kunder utanför Sverige representerar cirka 3/4 av omsättningen.
Published February 5, 2007
