HEm > Om Mark > Kundlösninger > Billerud Karlsborg
Billerud Karlsborg
Billerud Karlsborg bygger tidredovisning för vuxna
”Vi har byggt vår tidregistrering så att de anställda själva kan sköta systemet. Billerud sparar cirka tre veckors arbetstid per månad inom personalavdelningen och använder en anpassad version av ProMark.”
Billeruds pappersbruk i Karlsborg utanför Kalix litar på sina anställda. De sköter själva sin tidredovisning, och attestering och beviljande av ledighet sköts inom arbetsgrupperna. I grunden för detta ligger tidredovisningssystemet ProMark från Mark Information som skickar data vidare till personalsystemet.
– Vi bygger system för vuxna. Vår hantering av arbetstid bygger på att vi litar på våra anställda, som i sin tur känner ett stort ansvar för produktionen och att allt redovisas korrekt. Systemet bygger på att alla redovisar sin egen tid och vilket kostnadsställe den avser, och attestering och flextid hanteras inom arbetsgrupperna. Det gör att redovisningen med ProMark blivit mycket populär säger Mona Harila, Systemförvaltare på Billerud Karlsborg
Men det har inte alltid varit så. Innan ProMark sattes i drift fanns en stor misstänksamhet inför övergången från pappersbaserad rapportering till nuvarande lösning. Det talades till och med om kontrollsamhälle. Men sedan utrullningen 2003 har attityderna svängt 180 grader. Nu uppskattas ProMark-lösningen för att den är lättarbetad både för medarbetare och lönekontoret, och för att den är en förutsättning för den stora frihet att planera sitt eget arbete som olika arbetsgrupper har.
– Vi satsade på internutbildning och skapade pilotgrupper. De anställda var nöjda efter införandet, så enkelt är det. Ingen vill gå tillbaka till pappersbaserad tidrapportering, säger Mona Harila.
Alla anställda på Billerud Karlsborg har månadslön, och de som redovisas är avvikelser från normaltid. Flertalet anställda, även kollektivanställda som arbetar dag, har flextid. Det finns inga mellanchefer som attesterar tidrapporter eller godkänner flex och ledigheter, utan allt sköts i samförstånd inom arbetsgrupperna. Ungefär 100 av de 440 anställda har attesträtt. Man attesterar tiden för kolleger inom gruppen, men naturligtvis inte för sig själv. Organisationen är målstyrd och man har helt avskaffat arbetsledarrollen.
Även entreprenörer som arbetar på Billerud Karlsborg redovisar sin tid i ProMark. Genom att alla använder systemet kan tidskonton jämföras med fakturor från underleverantörer. En annan viktig fördel är att det vid varje given tidpunkt går att se exakt hur många och vilka personer som befinner sig i anläggningen, vilket är en stor hjälp för de som ansvarar för säkerheten på bruket.
Billerud Karlsborg valde ProMark av flera skäl. En viktig faktor är att ProMark klarar olika typer av arbetstid, både skift och dagjobb och även flextid kan hanteras.
Systemet uppfattas som mycket flexibelt, så var det till exempel möjligt att anpassa projektmodulen så att arbetstiden kan redovisas på kostnadsställen.
Genom att se till att bara aktuella kostnadsställen finns i systemet elimineras risken för att personalen registrerar på gamla och felaktiga kostnadsställen. Det uppskattas särskilt att organisationen själva äger kunskapen om sitt system. Billerud Karlsborg gör även sina egna magnetkort som används vid in- och utpassering och för redovisning av tid. De är kopplade till Securitas, och kan även användas för köp i matsalen.
Systemet
Billerud Karlsborg använder ProMark i full drift sedan 2003. Man använder projektmodulen i ProMark som byggs om för att hantera registrering på kostnadsställen
I Karlsborg finns 440 anställda och systemet används även för att hålla reda på tid och närvaro för samtliga entreprenörer. Det senare används både för att kontrollera fakturor och som underlag för de säkerhetsansvariga, som alltid kan se vilka som är på arbetsplatsen vid en viss tidpunkt.
All tid, eller rättare sagt alla avvikelser från normaltid, samlas i ProMark och förs vidare till lönesystemet HR+. Det finns 21 ProMark-terminaler utspridda i anläggningen, cirka tvåhundra datorer med PC Mark och dessutom används webbgränssnittet MarkWeb.
Utmaningen
Billerud har en mycket modern personalpolitik och behövde ett system för tidregistrering som stöder sättet att arbeta och som kan leverera data till lönesystemet. Alla registrerar sin egen tid. Även dagarbetande kollektivanställda har flextid, och arbetsgrupperna hanterar ledighet och attester av tidrapporter inom gruppen. Specifikt för Billerud är att alla bokar sin tid på kostnadställen.
Fördelar
ProMark som det används av Billerud Karlsborg sparar tid, cirka tre manveckors löneadministrativt arbete sparas in varje månad. Även de anställda lägger mindre tid på sin tidregistrering än tidigare, och det blir mindre fel. Från misstänksamhet bland personalen innan införandet ha attityderna svängt till att systemet nu uppfattas som lättanvänt och ett uttryck för att företaget visar förtroende för sina anställda.
Om Billerud Karlsborg
Billerud Karlsborg är ett integrerat massa- och pappersbruk, och en av fyra produktionsenheter inom Billerud. De andra finns i Gruvön och Skärblacka samt vid det brittiska pappersbruket i Beetham.
Billeruds affärsidé är att förse kunderna med effektiva förpackningspapper och kundanpassade lösningar. Genom att fokusera på hela värdekedjan, kommer Billerud i allt större utsträckning att anpassa produkter och tjänster efter kunder och slutkunders behov. Billerud har en världsledande position inom ett flertal produktsegment, t ex medicinska förpackningar, flexibla förpackningar för livsmedelsindustrin, och papper till wellådor för krävande transporter av vitvaror, hemelektronik och frukt och grönt.
Billerud omsätter ca 7 miljarder kronor och har 2 500 anställda i 11 länder. Årskapaciteten är 1,4 miljoner ton.
Published February 21, 2007
