HEm > Om Mark > Kundlösninger > TRONDOS - Coop Trondheim og Omegn BA
TRONDOS - Coop Trondheim og Omegn BA
Nytt rotations- och tidregistreringssystem effektiviserar butiksdriften hos TRONDOS
- Vi har mycket goda erfarenheter av ProMark, vårt nya rotations- och tidregistreringssystem. Systemet hanterar varierande rotations- och skiftscheman på ett mycket effektivt sätt och levererar data till lönesystemet så att våra medarbetare får rätt lön säger systemchef Terje Skjelvik i TRONDOS (Coop Trondheim og Omegn BA).
Företaget sysselsätter medarbetare som har olika rotations- och skiftscheman, från tidigt på morgonen till sent om kvällen, både vardagar och helgdagar. – Vi letade efter ett system som kunde hantera sådana variationer på ett tillfredsställande sätt.
Mark Information Norge var den enda systemintegratorn som hade alla delar inbyggda, säger systemchef Terje Skjelvik i TRONDOS (Coop Trondheim och Omegn BA). Han tillägger att konkurrerande systemintegratorer endast kunde erbjuda partiella och delade lösningar. – De passade inte våra behov, preciserar han.
Tungrott och resurskrävande
2002 gjorde TRONDOS en utvärdering av sina rutiner för tidregistrering och löneberäkning. – Det gamla lönesystemet hade stora brister, sett till dagens behov, säger Skjelvik.
Han tillägger att företaget använder sig av olika anställningsförhållanden, där 1/3 är fastanställda, 1/3 deltidsanställda och 1/3 är extraresurser. – På våra butiker utgick vi bland annat från ett stort antal timlistor skapade i Excel, något som utgjorde en grund till många felkällor. Vidare hade butikerna ingen enhetlig praxis när det gällde avlöningsrutinerna.
Kravspecifikation
Våren 2002 utarbetade vi en kravspecifikation och skickade en förfrågan till 15 systemleverantörer. I utgångsläget ville vi bara knyta till oss en leverantör som kunde ansvara för implementering och idrifttagande av ett gemensamt tidregistrerings- och lönesystem. Valet föll på ProMark och Vivaldi-lønn. – Hösten 2002 kom systemleverantörerna överens om att erbjuda oss en gemensam skräddarsydd lösning, säger Skjelvik.
Funktionskraven är viktiga
TRONDOS hade en klar uppfattning om hur det nya tidregistrerings- och lönesystemet skulle fungera. – Man skapade interna arbetsgrupper som bedömde de enskilda avdelningarnas behov, säger Skjelvik. Han anser att det är viktigt att man som kund i förväg har en klar uppfattning om hur man vill att systemet ska fungera.
Hanterar all tidregistrering
Den främsta anledningen till att man valde ProMark från Mark Information Norge, var att systemet uppfyllde alla krav för tidregistrering hos samliga butiker i TRONDOS. I dagligvarubranschen använder vi oss av OB-tillägg (tillägg för obekväm arbetstid). Jobbar man mer än 12 timmar i veckan, krävs ett sådant tillägg, oavsett vilken avdelning man jobbar på.
Till skillnad från konkurrerande systemlösningar, tar ProMark hänsyn till detta och beräknar och adderar rätt lönetillägg för den aktuella övertiden, säger Skjelvik.
I systemet har man även lagt in mellan 800–900 rotationer, som fördelar sig över alla veckodagar och tar hänsyn till samtliga helgdagar. Det säger något om komplexiteten och variationen i vår organisation.
Rationaliseringseffekt
Från idrifttagande av it-systemet vid årsskiftet 2002/2003 och fram till idag har TRONDOS sparat in ett manår. – Nu klarar vi av löneutbetalningen med endast en medarbetare, säger Skjelvik. – Det är inte många norska företag som klarar av att hantera ett sådant omfattande arbete med så begränsade resurser. Om vi dessutom tar hänsyn till vad vi har sparat in på rapportering, rotationsplanering och eliminering av felkällor, är det inga småsummor vi talar om.
Lönekostnader
TRONDOS är ett stort företag i Trøn¬delag. Företaget, som bildades den 1 januari 1970, avlönar 1800 medarbetare. Företaget är en konsumentkooperation (konsumentförening), som ägs av 77 760 medlemmar. – För vår del är lön den viktigaste kostnaden. Vi är därför beroende av ett tidregistrerings- och lönesystem som optimerar resursförbrukningen, säger Skjelvik. – Vi måste också kunna känna oss säkra på att våra 1800 medarbetare får rätt lön i rätt tid.
TRONDOS bedriver handel inom varugrupperna dagligvaror, bygg- och järnvaror, elartiklar, sport, kläder, skor, möbler, inredning och bränslen. Företaget har 2 Coops Obs!, 1 Bygg og Bo, 22 Coop Prix, 5 Coop Mega och 2 S-butiker.
Självständig enhet
Coop Norge består av 256 konsumentföreningar. TRONDOS är en av de mest lönsamma konsumentföreningarna och hade förra året den näst högsta omsättningen och det bästa resultatet. – Som självständig enhet har vi fria händer när det gäller valet och utformningen av it-system. Detsamma gäller de övriga konsumentföreningarna, säger Skjelvik. Han tillägger att Coop Norge däremot har specialutformade lösningar för kassasystemen. – Flera konsumentföreningar i Coop-gruppen är avundsjuka på vårt system. De ser att vi utnyttjar resurserna mycket mer effektivt, något som ökar vår lönsamhet.
Övergången till it-system
Övergången till ett nytt dataverktyg på de enskilda avdelningarna (butikerna) krävde en intensiv, användaranpassad utbildning. – Mark Information Norge, som höll i utbildningen, har bidragit till att öka förståelsen för datorer generellt och tidregistrering specifikt. Inom loppet av 3–4 månader klarade nya pc-användare av att hantera relativt avancerade it-system.
Full kontroll
– Våra butikschefer säger att de har fått ett system som ger full kontroll över tidregistrering och garanterar en korrekt löneutbetalning. De lägger ner mindre tid på löneinrapportering samt kontroll av timlistor. – Nu kan de i högre utsträckning koncentrera sig på kunderna och varulagret istället. Det effektiviserar vardagen och ger större förtjänster, anser Skjelvik. – Övergången från manuella rutiner till en it-baserad butiksstyrning har i det närmaste gått helt smärtfritt.
Just-in-time-leveranser
TRONDOS är i hög grad ett logistikberoende företag där kravet på just-in-time-leveranser är stort. På frågan om vilken roll ProMark spelar i denna process, svarar Skjelvik: - Vi har fått en mer effektiv drift och logistik i våra butiker. När varorna kommer till butiken vet systemet om det finns tillräckligt med resurser för att ta emot varupartiet. Vidare får vi regelbundet information från systemet om huruvida vi har tillräckligt med personella resurser för att klara den dagliga driften i butiken. ProMark ger stöd under logistikprocessen och främjar därmed kundtillströmningen.
Kostnadskontroll
För dagligvarubranschen är kostnadskontroll extremt viktigt. – Vår viktigaste konkurrensparameter är att alltid kunna erbjuda kunderna lägsta möjliga pris. Vi har sett att lågpriskedjor med bas i andra europeiska länder håller på att etablera sig i Norge.
Dessa aktörer har extrem fokus på kostnader, effektivitet och lönsamhet. Ett effektivt tidregistrerings- och lönesystem är ett av flera sätt att ta upp konkurrensen med dem, säger Skjelvik avslutningsvis.
“Flera konsumentföreningar i Coop-gruppen är avundsjuka på vårt system. De ser att vi utnyttjar resurserna mycket mer effektivt, något som ökar vår lönsamhet.”
Published February 2, 2007
