ProTime - modul för närvaroregistrering
Vad är ProTime?
ProTime tar hand om alla funktioner rörande medarbetarens komma/gå registreringar, från registrering via godkännande till avslut av löneperiod, dokumentation och överföring till lönesystem.
ProTime är ProMarks huvudmodul, och är främst designat för mellanstora och stora företag. Det utmärker sig samtidigt med att kunna hantera koncerner, där man ställer krav på antingen centralt eller decentralt underhåll av grunddata, godkännande rapportering och lönebehandling.
ProTime passar till alla typer av verksamheter, vare sig de har enkla eller komplicerade krav på närvaroregistrering för såväl tjänstemän som timavlönade.
ProTimes flexibilitet och lätta konfigurering uppnås genom användning av det senaste inom softwareutveckling och teknik, samtidigt som man får avancerade rapporteringsfaciliteter.
ProTime är ett online system
Det låter medarbetaren rapportera sina egna aktiviteter direkt i stället för att fylla i timsedlar och formulär, som det ofta tar dagar att få inrapporterade i de administrativa systemen.
Detta ger överblick här och nu och täcker hela organisationens behov av datainsamling och informationsförmedling på komma/gå-området. Reception och växel har tex. alltid nformation uppdaterad.
Samtidigt får chefen värdefulla ledningsrapporter baserat på aktuella och validerade data samt möjlighet till löpande attest av utvalda stämplingar.
Integration till andra system
ProTime kommunicerar med alla betydande löne och personalsystem, och som standardfunktion bestämmer du själv format för tid, datum, mängder och enheter.
ProTimes skärmbilder kan anpassas för varje individuell användargrupp och tillsammans med det grafiska användargränssnittet ger det ett mycket användarvänligt system.
Registreringar till ProTime
Stämplingar kan tryckas in vid användning av datainsamlingsterminaler via en PC - i ett standard nätverk eller med internetförbindelse - och vid användning av bärbara handterminaler.
Som ID-media kan väljas bl.a. streckkodskort, magnetkort, Mifare eller RF brickor eller endast inknappad kod.
Se Korttyper.
Hur används ProTime?
Utbildade superanvändare sätter up och underhåller medarbetarnas grundupplysningar, regler för närvaroregistrering, godkännande, rapportering och löneöverföring.
Medarbetarna registrerar själva alla dagliga händelser, som är relaterade till komma/gå registreringen, och alla löpande saldon kan presenteras för medarbetaren från Info-knappen på registreringsenheten.
Medarbetarna stämplar tex.:
- Komma
- Anmäla frånvaro (dåtid/framtid)
- Byta dagprofil
- Byta avdelning
- Byta grupp
- Välja ett tillägg (antals eller tidstillägg)
- Skicka ett meddelande
- Hämta medarbetarinformation (konton, kvarvarande semester mm.)
- Rapportera lunchrast (start/stop)
- Gå tidigt (med orsak)
- Komma igen (med orsak)
- Gå
Historik i systemet
Medarbetarens registreringar kan naturligvis ändras av verksamhetens ansvarige avdelningschef osv., men man kan aldrig radera den ursprungliga registreringen,
som medarbetaren har gjort. Då medarbetaren själv rapporterar sin egen frånvaro och andra orsaker, t.ex. kommit sent, gått tidigt osv. direkt in i ProTime, är det naturligvis nödvändigt att man kan bestämma, vilka registreringar eller orsaker som först skall godkännas innan de sänds vidare i systemet.
Inga begränsningar
ProTime har inga begränsningar vad gäller antal:
- Medarbetare som kan sättas upp i systemet
- Olika närvaroprofiler
- Medarbetarkategorier
- Skift eller rotationer
- Orsaker
- Konton
- Avdelninger
- Grupper
- Tillägg
Frånvaro och rapportering
ProTime har en mycket avancerad frånvarokalender, som ger en överblick över de enskilda medarbetarnas närvarostatistik och frånvaro. Samtidigt ger ProMarks relationsdatabas och rapportgenerator möjlighet att generera alla önskade rapporter och frånvarostatistik.
ProTime undermoduler
Flextids-modulen beräknar och uppdaterar löpande den enskilde medarbetarens flextidssaldo. I flextidsmodulen kan man sätta max. och min. gränser för flextid och vid övergång till nästa löneperiod kan man bestämma max. värde som ska överföras.
Valprofil-modulen är särskilt anpassat för verksamheter som har skiftsarbetare eller arbetare, som kan komma på olika tider på dygnet. ProTime väljer automatiskt
den rätta dagprofilen för medarbetaren oavsett när medarbetaren stämplar in. Alternativt kan medarbetaren själv välja vilken dagprofil som skall gälla för tillfället.
Avdelningsvis konterings-modulen ger möjlighet fördela en medarbetares normaltid, övertid osv. mellan de olika avdelningarna, han eller hon har varit knuten till i löneperioden. Med avdelningsvis kontering ges verksamheten ett unikt verktyg för styrning och administration av intern avräkning mellan avdelningar eller kostnadsställen.
Avancerad kontoövervakning ger möjligheter att sätta in avancerade regler för uträkning av övertid och annat, tex. om man under en period först måste ha arbetat ett visst antal normaltimmar innan man kan få betalt för övertid.
Offline-modulen ger möjlighet till inläsning av registreringar gjorda på tex. handscanner, där man inte kan ha en online förbindelse till ProMarks databas. Offline-modulen fungerar som komplement till ProTimes vanliga online registreringar.
