(Svenska)
.
Kundinloggning

Använd de mänskliga resurserna bättre

För de flesta företag är de mänskliga resurserna de viktigaste och dyraste resurserna man har. Vi kan fylla huset med datorer och servrar, men utan människor finns det ingenting.

Planeringen och resursbehovet när det gäller material och maskiner styrs vanligtvis av företagets planeringssystem, medan de mänskliga resurserna ofta betraktas som en fast resurs.

varför personalplanering?

När man utformar en plan är man från början klar över att planen aldrig kommer att hålla. Man kan då fråga sig varför man överhuvudtaget utformar en plan när man ändå inte kan förlita sig på den? Den viktigaste anledningen till att utforma en plan är att man därmed vid en senare tidpunkt har en bra utgångspunkt för att kunna improvisera utifrån de villkor som verkligheten ger.

Planer utformas utifrån de förutsättningar man tror kommer att gälla och de förväntningar om hur verkligheten kommer att se ut under den period som man planerar för. De tankar och förutsättningar som planeraren har föreställt sig då planeringen gjordes gör det enklare att förhålla sig till de förändrade förutsättningar som verkligheten skapar och man kan korrigera för oväntade händelser när planen ska tillämpas.

Personalplanering i ProMark

Personalplanering i ProMark gör det möjligt för driftschefer att planera användningen av personalresurserna utifrån en given produktionsplan.

Mellanchefen får möjlighet att:

  • Stämma av en produktionsplans behov av personalresurser mot personalplaneringen
  • Jämna ut behovet av personalresurser mellan avdelningar
  • Skapa kort- och långsiktiga bemanningsplaner baserade på bemanningsbudgetar och behov av kvalifikationer
  • Formalisera och distribuera personal- och närvaroplaneringar

ProMark ger mellanchefen flera möjligheter att planera och styra sina medarbetarresurser i förhållande till det resursbehov som produktionens planeringssystem anger. Antingen kan resursbehovet importeras från planeringssystemet till ProMark, eller också kan man välja att registrera behovet manuellt.

Mellanchefen kan också samköra resursbehovet med bemanningsplanen. På så sätt kan man identifiera eventuell obalans mellan planerat behov och faktisk närvaroplanering samt vidta åtgärder i förhållande till om man har för hög eller för låg kapacitet.

Mellanchefen kan också beräkna hur mycket en given närvaroplan har kostat eller kommer att kosta företaget.

utgångspunkt i uppgifter, maskiner eller medarbetare?

rostering

Personalplaneringen kan, beroende på företagets behov, ha sin utgångspunkt i 1) de uppgifter som ska utföras, 2) de maskiner som ska bemannas eller 3) de medarbetare som står till förfogande. Vilken utgångspunkt som är bäst att använda vid planeringen måsta avgöras i varje enskilt fall:

  1. Om man planerar utifrån vilka uppgifter som man förväntar sig ska utföras har man vanligtvis en föraning om hur mycket som ska produceras. Denna grundas antingen på tidigare erfarenheter, orderns storlek eller något annat.
     
  2. Om maskinerna eller produktionslinjerna är den knappa resursen och en viss bemanning ska säkerställas för att produktionen ska kunna hållas igång är utgångspunkten klar.
     
  3. Om personalresurserna är knappa är det kanske dessa man ska utgå ifrån vid planeringen av övriga resurser.

Inom ett företag eller en organisation är den planeringsmetod som används på en avdelning inte nödvändigtvis lämplig för andra avdelningar. Det innebär att om man vill konsolidera tvärs över verksamheten ska planeringssystemet kunna hantera de olika metoderna.

Oavsett vilken utgångspunkt man väljer börjar man med att göra en preliminär budget för en avdelning för en given planeringsperiod. Ju närmare man kommer planeringsperioden och under själva planeringsperioden ökar man detaljgraden i sin plan. Man har kanske behov av att specificera medarbetare med nyckelkompetens som krävs för att produktionen ska fungera optimalt.

överblick, aktuell information och nödvändiga detaljer

En väl utarbetad personalplan ger mellanchefen överblick, aktuell information och nödvändiga detaljer så att hon/han kan genomföra sina arbetsuppgifter som chef på bästa möjliga sätt. Det innebär att chefen, om det uppstår avvikelser från planeringen, t.ex. om en medarbetare med nyckelkompetens är frånvarande, snabbt kan få en överblick över situationen och ändra sin bemanning så att den medarbetare som saknas ersätts med en annan med motsvarande kompetens.

Man kan t.ex. använda personalplanering till att jämna ut medarbetarresurserna tvärs över verksamheten. I stället för att varje avdelning t.ex. räknar med en frånvaro på 5 procent, kan man räkna med en samlad frånvaro tvärs över hela verksamheten på 5 procent. En frånvaro på 5 procent på en avdelning med 10 anställda motsvarar en halv arbetsdag för en person och det är svårt att planera för. Avdelningschefen kan antingen välja mellan att permanent ha en extra anställd eller att riskera att bli underbemannad. Om företaget i stället räknar med en samlad frånvaro kan man jämna ut frånvaron på avdelningarna genom att låna ut medarbetare. Därmed får företaget en smidigare organisation utan att kompromissa på leveranssäkerheten.

Tillbaka