(Svenska)
.
Kundinloggning
Anmäl dig vårt nyhetsbrev

Få senaste nyheterna och viktig information om Workforce Management

DLG får ekonomiska fördelar av att digitalisera HR

Danmarks nionde största företag mätt efter omsättning, DLG som är leverantör av lantbruksprodukter, har under flera år fokuserat på ambitiös optimeringsstrategi med fokus på HR

För att få ut ett större överskott från en omsättning på 60 miljarder DKK har företaget digitaliserat arbetet och det har lönat sig ekonomiskt.

Det var som att landa i en tidsbubbla när DLG:s personalavdelning för sju år sedan började gå igenom tidsregistreringen för företagets 7600 anställda: Mer än 700 av de anställda i Danmark hade aldrig kommit till hålkortet utan registrerade sin arbetstid på papperslappar. Och när man tittade närmare på processen blev det ännu värre. Papperslappen hamnade först hos en lokal sekreterare som kontrollerade den. Därefter skickades lappen vidare till lönekontoret för ännu en kontroll där registreringen i lönesystemet utfördes innan lönerna slutligen kördes.

”Det var en otroligt tung och ineffektiv arbetsprocess och dessutom ökade alla överlämningarna risken för fel. Vi hade helt klart behov av att både förenkla och digitalisera och 2008 hoppade vi över hålkortet och gick direkt över till elektronisk tidsregistrering med ProMark”, berättar koncerndirektören i DLG för Organisation & Strategi, Maria Kofod Larsen, som har ansvar för HR-området såväl som kommunikation och marknadsföring i hela koncernen.

”Sedan dess har vi arbetat målinriktat med att optimera alla våra processer för att underlätta arbetet. Det gör det smidigare och det har visat sig ha stora fördelar för både ledare och medarbetare. Bortsett från de uppenbara fördelarna för cheferna att få åtkomst till detaljerade data har personalens belåtenhet ökat rejält”, säger Maria Kofod Larsen.

 

FYRA GODA RÅD

Maria Kofod Larsen

från Maria Kofod Larsen
Koncerndirektör för Organisation & Strategi på DLG

  1. Ta med chefer och medarbetare så att förändringarna får betydelse för den enskilde
  2. Beskriv hur förändringen är en fördel för alla
  3. Använd självbetjäning där det är möjligt så att medarbetarna själv ska göra så mycket som möjligt
  4. Var öppen för alla involverades förslag till mål och process

Större medarbetartillit

DLG

Den ökade belåtenheten hos personalen är ett direkt resultat av större öppenhet genom exakt och löpande registrering. Den stora skillnaden är att medarbetaren går från en situation helt utan översikt över sin egen tidsregistrering, som ligger till grund för lönen, till full transpararens för den enskilde.

Maria Kofod Larsen säger att tilliten mellan chefer och personal har ökat för att systemet är automatiserat så att lönen går direkt till löneutbetalningen om registreringen ligger inom avtalade ramar. Det är bara avvikelser som ska godkännas av chefen och hon märker stör entusiasm hos medarbetarna.

”Personalen har tagit till sig systemet. När jag har möten i de timavlönades förening, kommer det löpande kommentarer och förslag på hur lönerapporteringen kan förbättras framöver. Medarbetarna har en helt annan översikt över sina egna data”, säger koncerndirektören.

Samtidigt finns det fördelar för ledningen med den elektroniska registreringen.

”Sjukfrånvaron är mycket låg i DLG och det har inte ändrats sedan vi införde ProMark. Men vi har fått en bättre översikt, så att vi vet precis var vi ska sätta in insatser om vi upptäcker en tendens som kräver en målinriktad insats hos våra medarbetare. Det betyder att vi inte längre startar upp breda, ospecifika initiativ. Nu riktas de i stället mot de ställen där det finns utmaningar”, säger Maria Kofod Larsen.

Ökad effektivitet

DLG

Mark Information understryker att DLG:s erfarenhet med ökad effektivitet inte är unik. Många företag tar steget från pappersregistrering till digital registrering. DLG har genomfört digitaliseringen i faser. Först har man gjort det på huvudkontoret i moderbolaget, sedan i resten av landet och därefter har turen kommit till dotterbolagen. Genom att använda denna metod säkerställer man att det har lyckats för en grupp av medarbetare innan nästa fas.

Fördelen är att de resurser som sparas på onödig registrering och pappersflyttning kan användas på att utveckla medarbetarna.

”Det har varit avgörande för oss att vi har kunnat frigöra stora resurser som tidigare användes på kontroll till att skapa värde och utveckla medarbetarna. Tidigare måste sekreterarna lägga tid på att sätta sig in i lokala avtal. Men idag har vi en effektiv HR-administration centralt som håller ordning på ett mycket komplicerat område. Och det är ju hela syftet med digitalisering – vi minskar risken för fel, underlättar arbetsprocesserna och skapar på så sätt mervärde för organisationen”, säger Maria Kofod Larsen.

Inklusion skapar uppbackning

DLG - ambitiøs optimeringsstrategi med Workforce ManagementDet betyder inte att inledningen har varit fri från utmaningar. Maria Kofod Larsen påpekar att det är viktigt att få med alla i processen från början.

”För alla förändringsprocesser gäller det att ta med alla led i kedjan och det är särskilt viktigt i processer där man alltid har varit vana vid att göra det på ett visst sätt, vilket var fallet med tidsregistreringen”, berättar DLG:s koncerndirektör.

”Det är inte säkert att alla cheferna i organisationen har ”sett ljuset” på samma sätt som personalavdelningen på huvudkontoret och det fanns naturligtvis trösklar på vägen. Men här gäller det att ju bättre man är på att förklara, vad den enskilde chefen och medarbetaren får ut av ett nytt initiativ, desto större blir succén med att implementera det. Det var nödvändigt att tänka genom hela processen från början till slut”, säger Maria Kofod Larsen.

Det är en beskrivning som Mark Information kan nicka igenkännande till.

”Den största utmaningen är alltid Change management-övningen. För att lyckas är det nödvändigt att dra in medarbetarna. I Annars riskerar man att tappa några av medarbetarna i processen. Därför är det viktigt att man berättar att det inte handlar om kontroll utan om att medarbetarna för rätt lön utbetald. Det är ju medarbetarnas viktigaste fokuspunkt”, säger direktör Michael Dupont Fischer.

Lean – nu och i framtiden

På DLG löste man utmaningen genom att bland annat ta med medarbetarna i fokusgrupper redan från början. De blev även ombedda att löpande komma med förslag till förbättringar och därmed blev de delaktiga i processen och den slutliga lösningen. Att införa lean-produktion har haft stor betydelse i den bredare processen i DLG-koncernen, där medarbetaren i förväg aktivt arbetar med att optimera processer.

Idag är det endast chaufförerna i Danmark som ska digitaliseras innan hela den timavlönade organisationen körs på ProMark, så DLG har kommit otroligt långt på relativt få år.

”DLG är ett mycket dynamiskt företag som löpande har köpt upp nya företag som ska integreras i koncernen. De nya företagen är inte alltid på samma digitala nivå som andra företag i koncernen och därför kommer det även fortsatt att finnas behov för ytterligare implementering hos de nya medlemmarna i DLG-familjen”, säger Michael Dupont Fischer.

DLG:s koncerndirektör för Organisation & Strategi understryker att processen har blivit enklare efter hand som man har fått mer erfarenhet av de tidigare implementeringarna och med att dra in medarbetarna i lean-produktion inom andra områden.

Men hon understryker att koncernens medarbetarfokus inte har ändrats – och det finns det goda grunder för.

”Medarbetarna är centrala om processerna ska optimeras. När de dras in i arbetet och vi har deras chefer med visar det sig ofta att de själv har lösningarna”, säger Maria Kofod Larsen.

Tillbaka