Fyra fördelar med en internationell Workforce Management-lösning

Varför välja en internationellt dimensionerad Workforce Management-lösning för tidredovisning och bemanningsplanering? Vi ser minst fyra fördelar. Läs här och få mer information om fördelarna och exempel från företag som använder ProMark som en lösning tvärs över gränserna.

Maximering av företagets produktivitet är något som de flesta chefer i större organisationer arbetar med. Det är företagets konkurrensförmåga som står på spel.

Här spelar Workforce Management en central roll.

Vad kännetecknar en internationell Workforce Management-lösning?

En internationell Workforce Management-lösning kännetecknas av ett centralt system för tidredovisning, bemanningsplanering och rapportering, som även fungerar lokalt trots olika ramvillkor på arbetsmarknaden och i den interna personalpolitiken.

Samtidigt som lösningen kan användas av medarbetare och administreras lokalt, får även koncernledningen en enhetlig och direkt jämförbar översikt över utvecklingen i produktiviteten bland de avlönade resurserna tvärs över företagets produktionsställen eller annan organisationsstruktur.

Fyra fördelar som är värda att ta i beaktande

Tidredovisning, bemanningsplanering och produktivitetsrapportering behöver inte nödvändigtvis vara en lokal angelägenhet, bara för att det enskilda landet omfattas av lokala arbetsmarknadsförhållanden och ramvillkor för arbetstid, övertid, flextid, frånvaro, semester och ersättning.

Tvärtom! Det finns minst fyra fördelar med att välja en internationellt dimensionerad Workforce Management-lösning:

#1 Internationellt jämförbara nyckeltal

En av de viktigaste fördelarna är möjligheten att fatta välgrundade beslut om optimering i förhållande till produktivitetsmål.

Baserat på trovärdig och direkt jämförbar information i organisationens processer samt beteenden inom hela verksamheten får ledningen, ekonomiavdelningen och personalorganisationen möjlighet att optimera bemanningsplaneringen och arbetsprocesserna för att maximera produktiviteten, minska sjukfrånvaron eller minska kostnaderna för exempelvis övertidsarbete.

Hos VikingGenetics arbetar den största delen av de anställda i stall och laboratorium i Finland, Sverige och Danmark. Tidredovisning och bemanningsplanering har fram till nyligen gjorts med papper och penna i Danmark och lokalt finansierade tidssystem i Finland och Sverige. Under våren 2016 implementerade företaget ProMark som en gemensam Workforce Management-lösning. Ambitionen är att minska kostnaderna för övertidsarbete i de tre länderna. På kort sikt förväntar sig Group Business Controller, Andreas Storm, en bättre översikt över hela organisationen: ”Med det nya, gemensamma tidssystemet förväntar vi oss att få en mycket bättre och enhetligare översikt över medarbetarnas arbetsmönster och övertid i de olika stallarna och laboratorierna i Norden. Översikten ger oss en unik möjlighet att förbättra vår bemanningsplanering och uppnå ökad produktivitet, oavsett lokala arbetstidsregler och överenskommelser.”

#2 Enhetlig personalpolitik och löneadministration

En annan fördel är företagets förmåga att göra personalpolitiken och de administrativa processerna på personal- och löneavdelningen smidigare.

Med ett gemensamt system för insamling och behandling av arbetstids- och frånvarodata blir det möjligt att implementera en internationell personalpolitik, där regler för exempelvis godkännande i samband med sjukfrånvaro, frånvaro, övertidsarbete och semester blir enhetliga i en digital, automatiserad personal- och löneadministrationsprocess.

#3 Centraliserat och skalbart IT-avtal och styrning

Flera större företag centraliserar företagets stödfunktioner i Shared Services-enheter. Det ökar IT-inköparens förväntningar på såväl transparens som enkelhet i den internationella IT-infrastrukturen.

Genom att införskaffa en internationell Workforce Management-lösning får inköparna enklare en överblick över kostnader och tekniska krav – och behovet av styrning av lokala avtal elimineras. Därutöver kan såväl IT-styrningen som supporten centraliseras och därmed förenklas.

Samtidigt stärks företagets möjlighet till en snabb och kostnadseffektiv skalering av Workforce Management-systemets utbredning från land till land.

#4 Synergier med gemensam plattform och samma språk

En fjärde fördel är möjligheten till en smidigare och erfarenhetsbaserad implementering av tidredovisning, bemanningsplanering och korrekt löneberäkning från land till land.

Med avstamp i de befintliga systemkunskaperna bland medarbetare och superanvändare i organisationen kan en internationellt dimensionerad Workforce Management-lösning snabbare implementeras i ett annat land med hjälp av bästa praxis och samma språk för problemställningar och förväntade resultat.

I Sverige har svenskägda Lantmännen Unibake, med huvudkontor i Danmark och ett antal internationellt utspridda fabriker, flera års erfarenhet av Workforce Management och tidredovisning. I Danmark och Tyskland är det ambitionen att implementera enhetlig, automatiserad och lokalt förankrad insamling av data för instämpling/utstämpling och frånvaro bland de timavlönade på fabrikerna. Lösningen har lanserats i Danmark och snart följer Tyskland. I samband med det upplever Morten Green Jeppesen, som är  IT Manager för Danmark och Tyskland, att det finns tydliga fördelar med internationellt skalbara Workforce Management-lösningar: ”Vi har redan superanvändare och tillgång till systemet, så med den bakgrunden  uppnår vi synergier när det gäller snabbare implementering och organisationens befintliga kunskap om processerna i systemet.” Generellt ser Morten Green Jeppesen fram mot att hjälpa ledningen och organisationen att få ett mycket bättre och rättvisare dataunderlag för arbetstid och frånvaro på de olika produktionsställena. ”I Danmark har vi redan kommit igång med insamling av data med vårt tidssystem. På kort sikt ska vi ta lärdom av det och få fram bättre kvalitet på data än vad de tyska registrerings- och rapporteringsprocesserna med papper och penna kan klara idag.” På längre sikt förväntar han sig avsevärda tidsbesparingar i processerna för hantering av sjukfrånvaro och löneadministration: ”När implementeringen har slutförts får vi ett internationellt enhetligt verktyg för enklare och exaktare hantering av sjukfrånvaro och export av lönedata till exempel till våra egna lönesystem och till externa partners system i Danmark respektive Tyskland.”

Detta var bara fyra fördelar. Det finns naturligtvis fler, beroende på företagets produktivitetsmål, personaladministrativa kärnprocesser och allmänna ambitioner i förhållande till konkurrensförmågan.

Låter det intressant och du vill veta mera så tar vi gärna en titt på möjligheterna hos er.