(Svenska)
.
Kundinloggning

Goda användarupplevelser banar väg för mobil tidsregistrering

Tidsregistrering och planering via mobila enheter vinner mark. Åtta erfarna ledare och HR-administratörer ser långt fler fördelar än nackdelar med Workforce Management via mobilen, men det är avgörande att tjänsten upplevs som enkel att använda och relevant för medarbetarna

Den digitala omvandlingen är i full gång inom många större företag – även när det handlar om Workforce Management.

Här spelar utbredningen av smarta telefoner och surfplattor en allt större roll inom automatiseringen av de administrativa kärnprocesserna.

Mobil tidsregistrering med flera fördelar

Intervjuer med åtta ledare och HR-administratörer från bland annat Orkla Confectionery, Schneider Electric, SDC, Sydbank och Kverneland, som alla har bred erfarenhet av Workforce Management-processer, visar på fler fördelar än nackdelar med mobil tidsregistrering.

Intervjupersonerna är i allmänhet eniga om att det finns stora vinster att göra med automatiserade administrativa processer och förbättrad insikt i organisationens produktivitetsmönster.

Förutom verkliga hinder som hygienförhållanden inom bland anat livsmedelsföretag, är intervjupersonerna optimistiska när det gäller framtiden för tidsregistrering och planering via mobila enheter.

Utbredningen beror dock i hög grad på användarvänligheten och användarupplevelsen för varje enskild medarbetare. Tidsregistrering och planering via mobilen bör betraktas som en tjänst åt medarbetarna för att användarupplevelsen ska bli så bra som möjligt.

Jan Weber, CFO hos Kverneland,  som tillverkar jordbruksmaskiner, förklarar: "Jag vill helst inte tala om registrering. Jag vill hellre tala om dialog. Om vi ser mobil tidsregistrering i ett lite bredare perspektiv måste vi tänka oss lösningen som en tjänst åt användarna, som även behöver få användbar återkoppling på sina handlingar".

Fokus på en bra användarupplevelse

Tidsregistrering eller Workforce Management på mobilen måste vara enkelt och relevant för medarbetarna. Det tycker samtliga åtta personer som vi har intervjuat.

Det är framför allt tre teman som tas upp av de erfarna Workforce Management-användarna, som idag utnyttjar lösningen via fasta terminaler eller online via datorer:

  1. Prioritering av funktioner
  2. Kommunikation och dialog
  3. Utveckling och vision

Goda användarupplevelser banar väg för mobil tidsregistrering
Medveten prioritering av funktionerna

HR-specialisten Ann Katja Starup från energioptimeringsföretaget Schneider Electric anser att prioriteringen av funktionerna har stor inverkan på användarupplevelsen: "Det skulle ju vara optimalt om våra medarbetare kunde göra samma sak på mobilen som de gör på portalen via sina datorer idag. Men det är omöjligt, antar jag".

Det är faktiskt inte omöjligt, men frågan om det är lämpligt i förhållande till användarupplevelsen och kvaliteten på insamlade data. För mobila enheter är utmaningen att göra komplexiteten i Workforce Management så enkel och smidig som möjligt på de mindre skärmarna.

"Det är ett medvetet val att prioritera de mest lämpliga registreringsmöjligheterna och användarfunktionerna på mobila enheter i förhållande till hur snabb och enkel processen bör vara för slutanvändarna. Samtidigt strävar vi efter att användarvänligheten ska minska risken för felregistreringar, så att kvaliteten på insamlade data blir så bra som möjligt", berättar Morten Janum, CIO vid Mark Information.

Stöd för datadriven dialog

Kommunikation och dialog bör enligt intervjupersonerna vara en del av upplevelsen för medarbetare som regelbundet registrerar uppgifter och arbetstider via mobiltelefon eller surfplatta.

Kristian Petersen från transportföretaget Viggo Petersens Eftf. förklarar: "Medarbetarna kan uppfatta tidsregistrering på mobila enheter som ett slags kontroll om vi inte också kan erbjuda funktioner för kommunikation och feedback, till exempel möjlighet att påpeka olämpligheter längs rutten eller en liten smiley-funktion där medarbetaren snabbt och enkelt kan ange vilket humör vederbörande är på när registreringen är färdig".

I samband med detta bör understrykas att Workforce Management är ett ledningsverktyg, och därför just bör underlätta den datadrivna dialogen mellan ledare och medarbetare. Enligt Morten Janum öppnas fler och fler möjligheter för självbetjäning vid passbyte och bemanningsplanering, samt nyhetsströmmar till slutanvändarna i form av push-meddelanden på Android- och IOS-appar.

Långsiktiga planer för utveckling

Produktvisionen och leverantörens utvecklingsplan är naturligtvis också ämnen som intervjupersonerna tar upp. För dem är det viktigt att förstå leverantörens fokus vid utveckling av produkten – till nytta för både ledning och medarbetare.

Därför är några av de viktigaste frågorna till leverantörer av mobil tidsregistrering: Hur ser planerna ut för utveckling av produkten? Är detta en teknik som det investeras i? Vilka andra tjänster ska vi förvänta oss att kunna erbjuda medarbetarna i det långa loppet?

"Alla nya funktioner utvecklas i samarbete med kunderna, så att vi redan från början har nära kontakt med användarna under utvecklingen av rätt lösningar på konkreta utmaningar", berättar Morten Janum. "Efterfrågan på funktioner kommer antingen direkt från kunderna, eller så samlas de in i samband med gruppmöten och användarkonferenser."

Ordning på säkerheten

IT-säkerhet och dataskydd kan ses som det största problemet vid mobil tidsregistrering:

"Nackdelarna handlar om säkerheten. Vi är ju en bank, så vi är naturligtvis bekymrade över att någon ska kunna hacka sig in på linjen om det finns åtkomst utifrån," inleder Poul Mai, som är HR-administrationschef vid Sydbank.

Oron för IT-säkerheten ger upphov till en kommentar från Mark Information: "Det är ett realistiskt bekymmer. Därför är det viktigt att ta upp en av de mest centrala frågorna så tidigt som möjligt: Hur ska medarbetarna anslutas till systemet via mobilen? Detta – och många andra faktorer – är något som vi tar upp i vår förstudie inför projektet innan uppstart."

Det är dock viktigt att tänka på att den verkliga säkerhetsrisken när det gäller att avslöja affärskritiska data eller känslig personlig information i Workforce Management-lösningar är mycket låg. Lösningen i sig innehåller inga känsliga data, utan berikar – genom standardintegration – företagets HR- och ERP-system med aktuella data, vilket ökar effektiviteten och ger möjlighet till snabba åtgärder, styrning och korrigering.

Poul Mai vid Sydbank fortsätter: "Frågorna kring IT-säkerheten är givetvis något som går att lösa. Det finns ju andra som använder mobil tidsregistrering. Och om de kan, så kan självklart vi också. Det handlar bara om att ha rätt struktur."

Tillbaka