(Svenska)
.
Kundinloggning

Kommunikation krävs för förändring

Få en inblick i SDC:s erfarenheter med utrullningen av nytt tidssystem baserat på ett nytt avtal

Tine Skov MadsenFör Tine Skov Madsen, HR-chef på SDC, handlar förändringsarbetet först och främst om kommunikation. Hon blir glad över beröm från medarbetarna, men lägger hellre stor vikt vid den positiva trygghet som ligger i omdömet.

– Förändring är inte svårt när man styr den själv. Osäkerheten uppstår när processen styrs av andra. Förändringar där andra sköter spakarna leder helt naturligt till osäkerhet. Det ska man ta med i beräkningen redan från början. Annars är steget inte långt till otrygghet och misstroende.

Som en del av en större förändringsresa, övergick SDC till ett nytt avtal och det berörde alla medarbetare inom organisationen.

Varför övergick SDC till ett nytt avtal?

- SDC befinner sig på en förändringsresa mot en mer kommersiell profil där vi även erbjuder sparrning och inspiration i skärningslinjen mellan affärer och IT. Från att historiskt sett haft siktet inställt på Danmark, rör vi oss idag tvärs över de nordiska landsgränserna. Vi expanderar för närvarande kraftigt på den nordiska marknaden och förväntar oss att denna expansion ska fortsätta under de kommande åren.

– Till stöd för denna expansion behövde vi ett nytt och flexiblare avtal. Därför gick vi i våren 2014 över till avtalet för finanssektorn.

 
"Det lyckade genomförandet av detta projekt kan endast tillskrivas en god förberedelse under hela processen samt hjälp när behov funnits. Redan vid projektstart stod det klart för mig att här hade man satt till alla klutar. Allt har varit förberett från er sida och alla möten har präglats av ett engagemang och en professionalism som jag inte har varit bortskämd med."

– citat från en nöjd superanvändare om utrullningen av ProMark tidsregistreringssystem

Hur kommunicerade ni innehållet i det nya avtalet?

– Själva avtalet är en lång och komplicerad text som ska förmedlas, så det inte råder något tvivel om vad det konkret betyder för den enskilda gruppen av medarbetare. Därför bjöd vi in till en rad informationsmöten där vi öppet jämförde det gamla och det nya avtalet och satte fokus på de förändringar som avtalsbytet kommer att innebära för den enskilda medarbetaren.

Medarbejdere hos SDC var glade for kommunikationen

Vad betyder det för tidsregistreringen?

– Vi lever på att sälja projekttimmar. Därför är det nödvändigt att ha överblick över de timmar som medarbetarna lägger på de enskilda projekten. För att medarbetarna ska få rätt lön för övertid, skift m.m. är det viktigt att det bakomliggande systemet tar höjd för de regler som är kopplade till den enskilda medarbetaren – och på SDC beror det på avtalet.

– Därför valde vi i samband med det nya avtalet att införa ett nytt system för tidsregistrering – ProMark – som levde upp till krav vi hade.

– Redan från dag ett med ProMark var det möjligt att göra registreringar för alla typer av medarbetare enligt reglerna i det nya avtalet. För att hantera de många frågorna kring användningen av det nya systemet, skapade vi ett internet nätverk av superanvändare så att alla hade möjlighet att få råd och vägledning. Det var en jättefördel och en förutsättning för att vi skulle kunna rulla ut det nya systemet så snabbt som vi gjorde. Annars hade HR-avdelningen blivit en flaskhals.

– Samtidigt bidrog superanvändarna med stor trovärdighet. Vi lät bilda nätverket i ett mycket tidigt skede, så att de kunde vara ambassadörer inom organisationen under hela processen. Det bidrog till att skapa förtroende och trygghet i processen.

Vad gjorde SDC speciellt i förhållande till andra projekt?

– Kommunikationen i många förändringsprojekt består av ett e-postmeddelande till alla medarbetare om att nu ska man göra det ena eller det andra på ett nytt sätt. Vi visste att många skulle ha frågor och bekymmer. Därför var det viktigt att vi nådde ut mycket snabbt och målinriktat till hela organisationen.

– Steg 1 var ett klargörande vem som påverkades och hur. Cheferna påverkades på ett sätt, medarbetarna på ett annat. Vi bestämde oss därför för att hålla fast vid en segmenterad kommunikationsplan där vi kunde gå ut i organisationen med budskap och perspektiv skräddarsydda för de olika målgrupperna.

Vilket var innehållet i kommunikationsplanen?

Tilfredse medarbejdere hos SDC– Vi började två månader före utrullningen av tidsregistreringssystemet med information på vårt intranät. Budskapet var inte detaljerat från start. Vi såg också till att orientera cheferna på våra månatliga chefsmöten, eftersom de ju hade ett särskilt intresse när det gällde att känna till innehållet mer så att de kunde hjälpa sina medarbetare.

– Superanvändarnätverket ingick som en aktiv medspelare i kommunikationen. Ett annat viktigt redskap var en serie instruktionsvideor med de vanligast förekommande situationerna som visade hur tidsregistreringen skulle gå till och hur avtalet var integrerat i systemet.

– Vi använde oss en hel del av analog kommunikation. Något som visade sig vara mycket effektivt. Man lät sätta upp affischer överallt på företaget. De innehöll en inbjudan till medarbetarna om att komma upp och få höra mer om ProMark. Det var stor uppslutning på de informationsmöten vi anordnade. Och detta var något som var av stort intresse för medarbetarna, eftersom alla på SDC måste tidsregistrera och ändringarna i avtalet påverkade deras arbetsförhållanden.

Hur gick orienteringsmötena?

Orienteringsmøder blev afholdt løbende– Det var viktigt för oss att både tala om avtalet och om tidsregistrering, eftersom det fanns ett nära samband mellan dessa båda saker. Därför lät vi både HR- och ProMark experter delta i orienteringsmötena för att de skulle finnas till hands och kunna besvara alla frågor.

Alla medarbetare hade möjlighet att komma med input under mötena. Det gav oss ett effektivt verktyg för att bedriva ny och ännu mer målinriktad kommunikation som behandlade de saker som oroade medarbetarna, och det gjorde vi t.ex. i form av artiklar, en bättre guide och videoklipp.

Hur gick det den första dagen?

– Vi hade tårta i matsalen den dagen som utrullningen genomfördes och både vår CFO, jag och resten av HR stod vid ingångarna och hälsade alla välkomna. "Kom ihåg att tidsregistrera" var huvudbudskapet som upprepades många gånger den morgonen. Det skapade uppmärksamhet och gav en god stämning. Superanvändarna fick klistermärken och guldkarameller som de kunde dela ut till alla medarbetare inom sitt område den dagen och de efterföljande dagarna. På så sätt skapades det ännu mer positiv uppmärksamhet kring både det nya avtalet och tidsregistreringen.

Bilder: Med tillstånd av SDC.

Tillbaka