(Svenska)
.
Kundinloggning
Anmäl dig vårt nyhetsbrev

Få senaste nyheterna och viktig information om Workforce Management

Planering baserad på verkligheten ökar transparensen och leveransförmågan hos Coop

Veckans erbjudanden. Säsongens varor. Semestrar och helger. Inköpsmönster och veckorytmer. Sjukdom och utbildningar. Det finns många faktorer att ta hänsyn till när Coop ska planera distributionen av varor till sina butiker. ProMark hjälper med att skapa sammanhang mellan kapacitet och beläggning samt ökar effektiviteten i kolliplockningen.

Coop distributionscenter i AlbertslundCoop är Danmarks största detaljhandelsföretag och driver kedjorna Kvickly, SuperBrugsen, Dagli’Brugsen och coop.dk samt dotterbolagen Irma A/S och Fakta A/S. Tillsammans rör det sig om över 1 200 butiker i hela landet.

Coop har sju distributionscentraler och lager som alla använder ProMark. Dessa distributionscentraler finns i Aalborg, Hasselager, Vejen, Odense, Brøndby, Rønne och Albertslund och har det samlade ansvaret för att styra försörjningskedjan till butikerna.

Att säkerställa att rätt varor kommer till rätt butiker vid önskad tidpunkt kräver både överblick och planering! Har man kallat in för få lagermedarbetare hinner de inte plocka och packa i förhållande till planerade körningar. Och då får butikerna inte sina varor i tid. Omvänt påverkas kostnaderna om man har kallat in för många medarbetare.

Med en blygsam utveckling inom dagligvaruhandeln, flera utländska lågpriskedjor och utbredningen av måltidskassar har konkurrensen på marknaden hårdnat under senare år. Det ställer stora krav på fortsatta effektiviseringar inom alla delar av organisationen. Därmed blir det ännu viktigare för Coop att hitta en optimal balans mellan kapacitet och behov – varje dag och under loppet av veckan, månaden och året. En övning som i praktiken kräver en minutiös planeringscykel.

Coop etablerade därför 2016 ett optimeringsprojekt för att hitta en lösning på just denna utmaning. Projektet fick hjälp av en extern rådgivningsfirma som observerade en rad interna processer och kom med rekommendationer för optimering.

Tung och administrativ planeringsproces

Coop distributionscenter i AlbertslundI Albertslund har Coop i dag 170 lagermedarbetare som arbetar i tvåskift. Planeringen av dessa skift kan i grunden delas upp i två delprocesser:

  1. Identifiering av vad som ska göras och när? (behov)
  2. Allokering av resurser till utförande i förhållande till arbetstid (kapacitet), däribland hantering av avvikelser som exempelvis justerade aktiviteter och sjukdom

Belastningen hos Coop påverkas dock av flera faktorer som försvårar allokeringen av resurser:

  • Prognoser baserade på senaste årets historik
  • Kampanjer från huvudkontoret (koncernens reklamblad)
  • Specifika beställningar från de enskilda butikerna som inkommer dagligen senast kl. 17
  • Skev arbetsbelastning på lagret med störst belastning på morgonen
  • Obalans i antalet kolli som ska levereras på de enskilda veckodagarna sett över året

Bemanningsplaneringen har under flera år styrts med utgångspunkt från prognoser baserade på förra årets historik och personliga erfarenheter ända fram till dagen för leverans. Det har gjort planeringen personavhängig, otransparent och tidvis oprecis.

Dessutom har planeringen utförts i ett antal egenutvecklade och osammanhängande system med manuella arbetsprocesser. Detta har inte bara ökat risken för fel vid inmatningen av data, utan även gjort det svårt att skaffa korrekta data och därmed uppnå ett faktabaserat beslutsunderlag för den mer långsiktiga planeringen.

”Tidigare tog det två medarbetare åtta timmar fördelat över flera dagar att skaffa fram data från sex olika system och därmed i olika format. Och skulle det göras en ny simulering, var det bara att börja om från början”, berättar Lars Rowland Brandi, som är planeringschef på Coop i Albertslund. ”Nu tar övningen två timmar och ger ett bättre resultat.”

En konsoliderad plattform för datautdrag

Coop har under flera år använt ProMark för registrering av medarbetarnas tid och frånvaro och för bemanningsplanering.

En rad workshops visade bland annat att det skulle vara värdefullt för Coop att komplettera den befintliga ProMark-installationen med ProBI, modulen för ledningsinformation. ProBI är en Business Intelligence-lösning för att analysera sammanhang baserat på de data som finns i ProMark. ProBI kan levereras som datakuber som kan integreras med företagets övriga IT-miljö. Därmed kan ProMark data användas i kombination med företagets andra data vilket ökar transparensen.

Medarbetarna fortsätter att registrera tid och frånvaro (semester, utbildning, sjukdom m.m.) i ProMark. Data exporteras varje dag till ett datawarehouse vilket ger god överblick över kapaciteten. En motsvarande export sker från Warehouse Management-systemet, SattStore, som utgör dataunderlaget för beläggningen (butikernas behov samt kampanjer och säsongsvaror). Både planeringsdata och historik sparas på servern.

En konsoliderad plattform för datautdrag hos Coop

När morgondagens beställningar har tagits emot och lagts ut i rutter, kan den faktiska belastningen beräknas. Belastningen kan delas in i tidsintervall (t.ex. timmar) och därmed kan resursbehovet planeras.

Data extraheras och behandlas via en Power BI-lösning som visualiserar data i en rad dashboards i förhållande till de KPI:er som Coop har fastställt.

Det ger överblick över bemanningen och utifrån de fortlöpande kvitteringarna för utförda kolliplock kan Coop kontinuerligt följa hur arbetet fortskrider samt dagens resterande leveranser samt justering vid behov.

Denna överskådliga och värdefulla insikt utgör underlag för snabbare och mycket bättre beslut. Och det är möjligt att göra ytterligare djupdykningar i data direkt i verktyget som även kan användas av flera användare samtidigt.

Dashboards i förhållande till KPI:er Dashboards i förhållande till KPI:er Dashboards i förhållande till KPI:er

 

Faktabaserad planering och beslutsunderlag

ProBI-lösningen har nu använts på distributionscentret i Albertslund sedan maj 2017. Och vinsterna är påtagliga.

”Den största skillnaden i vardagen är helt klart att tiden läggs på att fatta rätt beslut och inte på att få fram data”, säger Lars Rowland Brandi.

Utöver detta har Coop uppnått:

  • Ett sammanhängande IT-system som konsoliderar planeringsdata och gör data tillgänglig när och där det ska användas
  • Snabbare och mer exakt kapacitetsanpassning i förhållande till frånvaro och avvikelser
  • Bättre överblick över när man ska flagga för semester bland medarbetarna
  • Mindre övertidsarbete bland lagermedarbetarna och färre inkallade vikarier (normaltid istället för övertid sparar lönekostnader)
  • Reducering av icke-aktivitetsbaserad tid (som t.ex. städning)
  • Behov av färre teamchefer eftersom planeringen sker centralt

Ytterligare effektiviseringar i sikte

Med de vinster Coop har förverkligat i Albertslund är det högst sannolikt att lösningen kommer att rullas ut till de övriga sex distributionscentralerna i Danmark.

Dessutom har Coop en vision om att kunna granulera planeringen ytterligare för att få full kontroll ända ner på timnivå.

”Om vi kan skapa ett ännu närmare sammanhang mellan och resurser timme för timme, kommer vi kunna effektivisera vår affär ytterligare”, avslutar Lars Rowland Brandi.