(Svenska)
.
Kundinloggning

Vill du veta hur verksamheten går? Fråga HR!

HR bidrar med värdefull insikter till företagsledningen. Det framkommer i personliga intervjuer med HR-ansvariga i sex olika verksamheter. Sjukfrånvaro, löneutveckling och personalomsättning är några av de mest förekommande nyckeltal som rapporteras till ledningen

Resultat från sex personliga intervjuer med HR-ansvariga från sex större svenska och norska företag visar att det är värdefulla data som HR-organisationer rapporterar till företagsledningen samt att de bidrar med insiktsfulla analyser av såväl aktuell status som utvecklingsmöjligheter inom många viktiga områden.

Tillsammans med intervjupersonerna har vi tittat på vilka nyckeltal HR-organisationerna rapporterar mest till ledningen. Resultatet åskådliggörs i följande översikt:

Förekomst av rapporteringstyper inom HR

 

Både ekonomiska nyckeltal och insikt i mjuka värden

De HR-ansvariga vi pratat med rapporterar dels ekonomiska nyckeltal till företagsledningen, men ger även insikter i mjuka värden som t.ex. medarbetarnöjdhet. Flera av våra intervjupersoner menar att det finns ett ökande fokus på ekonomiska nyckeltal, men också att utvecklingen går mot att även mjuka värden ska kunna mätas i siffror.

”Vad som är allra viktigast att rapportera beror på vilken situation företaget befinner sig i. Det kan vara personalomsättning, medan det i vissa lägen är fokus på löneutveckling. Det finns dock ett par siffror som alltid är lika aktuella: frånvaro och kapacitetsutnyttjande”, berättar en HR Business Partner på ett norskt industriföretag.

Solbjørg Myren, Firesafe

”Vi rapporterar frånvaro, headcount och turnover regelbundet. Dessutom gör vi årliga medarbetarundersökningar som vi utgår ifrån för att ta fram rapporter kring bland annat engagemang, ledarskap, performance och commitment”, förklarar Solbjørg Myren, HR-chef på Firesafe.

Flera av personerna vi pratat med menar att man genom att mäta och följa upp information om sin personal kan skapa förutsättningar för att uppnå en välmående organisation som utnyttjar sin potential till fullo.

”Jag tycker det är intressant att sätta nyckeltal och mjukare värden i ett sammanhang och därför är det viktigt att använda verktyg som säkerställer att man verkligen mäter båda områdena. Om medarbetarnöjdheten är låg inom en avdelning, visar det sig ofta i sjukfrånvaro, turnover och effektivitet. Mätningar är avgörande för att få hela bilden av hur verksamheten utvecklas, och för att kunna sätta in bästa möjliga åtgärder”, säger Solbjørg Myren.

Ida Janghed, Hilti Sverige

”Det finns en tydlig koppling mellan hur våra medarbetare mår och vårt resultat”, säger Ida Janghed som är HR Director på Hilti Sverige. Ida understryker att KPI:er är ett oerhört viktigt verktyg för att se hur en organisation mår och att det annars är en omöjlighet att som chef ha koll på allt som händer. Hon tillägger dock att det är först när man tittar bakom siffrorna som möjlighet att verkligen åstadkomma förändringar uppstår.

”Jag är en stor anhängare av siffror – statistiken talar ju sitt tydliga språk, men siffrorna säger väldigt lite om de inte analyseras och följs upp. Det görs bäst genom att involvera respektive chef för varje avdelning och diskutera varför det ser ut som det gör och hur man kan förändra”, menar Ida Janghed.

Kari Strande, Borregaard”På Borregaard är vi mycket engagerade i både ledarkapacitet, rekryteringskraft, kompetens och omdöme, och har KPI:er som täcker alla dessa områden”, berättar HR-direktör Kari Strande på Borregaard.

Frånvaro och personalomsättning viktigt för ledningen

För en företagsledning är det avgörande att ha tillgång till aktuella nyckeltal. Ju tydligare siffror och ju större inverkan de har på verksamheten desto större uppmärksamhet får de ofta hos ledningen. Därför är ledningsrapportering av nyckeltal för frånvaro och personalomsättning mycket utbrett inom HR-området.

[Lisa Pira, Solar] Sjukfrånvaro och personalomsättning är kritiska faktorer för alla organisationer. På Solar tittar man på hur det ser ut i andra länder och jämför även hur fördelningen ser ut mellan olika avdelningar, för att på så sätt upptäcka problem som kan ligga bakom ohälsa eller att man inte trivs på sin arbetsplats.

”Vi jobbar mycket med ledarskap och jag tror att alla chefer känner sig trygga med det stöd de kan få från HR och de verktyg som finns till deras hjälp. Därmed har vi på HR stort mandat att genomföra olika aktiviteter som vi ser ett behov av”, säger HR-chef, Lisa Pira.

HR-avdelningen på Solar sammanställer kvartalsrapporter med bl.a. sjukfrånvaro, antal anställda, personalomsättning och fördelning mellan tjänstemän och kollektivare. Det finns ett stort intresse bland chefer och nyckeltalen är till stort stöd för att fatta strategiska beslut. I månatliga rapporter jämför man även med hur andra länder lyckats och hur deras sjukfrånvaro och personalomsättning ser ut i relation till den egna.

Ulrika Öberg, Franke Futurum

Även på Franke Futurum har man stort fokus på sjuktalen. Sedan Ulrika Öberg började som HR-ansvarig för drygt två år sedan, har hon haft stort fokus på att hitta strategier som hindrar medarbetare från att hamna i långtidssjukskrivning. Verksamheten registrerar arbetade timmar, sjukfrånvaro m.m. och rapporterar till koncernen.

”Jag har jobbat stenhårt för att vi ska prioritera detta internt och samarbetar med Företagshälsovården för att förebygga sjukskrivningar. Det är än så länge lite för tidigt att säga hur mycket sjukskrivningarna gått ner. Vi får fortsätta med arbetet och se tiden an”, säger Ulrika Öberg.

Datainsamling med Workforce Management och tidrapporteringssystem

Det förekommer ett brett urval av metoder, verktyg och datakällor vid rapportering av viktiga nyckeltal till ledningen. Det vanligaste är dock att man använder sig av löne-, HR-, affärs- och tidrapporteringssystem.

I synnerhet vid datainsamling av produktivitetsrelaterade nyckeltal används tidrapporteringssystem och Workforce Management-lösningar.

”Vi använder Workforce Management system som mätverktyg, för att samla in data som gör att vi kan mäta sjukfrånvaro, övertid, och kapacitetsutnyttjande. Datainsamlingen är givetvis en mycket viktig del av det”, förklarar en HR Business Partner på ett norskt industriföretag.

På Solar tillämpar man Lean i hela verksamheten. För HR:s del tar det sig uttryck i att man bland annat registrerar och analyserar produktivitetsdata genom Workforce Management och ERP-/affärssystem.

Här görs mätningar och uppföljningar inom alla områden: ekonomi, centrallager, kundservice, försäljning. Man utgår från föregående tidsperiod för att estimera kommande order, och bemannar utifrån det. Genom att titta på frånvarostatistik kan de också bedöma hur mycket personal som kommer krävas för att täcka upp för eventuella frånvarande.

”Eftersom vi jobbar med ständiga förbättringar följer vi hela tiden upp siffror som kvalitetsavvikelser, felplock, när vi inte levererat i tid osv. Olika funktioner inom företaget kan då lära av varandra, både vad gäller bemanning, produktivitet och effektivitet. Det har lett till att områdes- och arbetsledare har fått stort mandat att kunna genomföra förändringar när det behövs och kan lägga fram förslag om t.ex. investeringar som krävs. När det är så tydligt definierat, är det lättare att fatta ett beslut”, säger Lisa Pira.

Tillbaka