(Svenska)
.
Kundinloggning

Vanliga frågor om Workforce Management

Vad är Workforce Management? Hur får man ut det mesta av ett Workforce Management system? Och hur väljer du rätt lösning?
Dette och mer hittar du svar på i vår lista över vanliga frågor.


Vad ...?



Vad är Workforce Management?

Workforce Management (WFM) omfattar alla de aktiviteter som är nödvändiga för att säkerställa effektiva företag med effektive arbetskraft. Kärnan i Workforce Management handlar om att planera rätt resurser, i rätt tid och för rätt jobb. Detta säkerställer att företagets arbets- och aktivitetsbehov resursbehov är uppfyllda och att de anställda avlönas korrekt enligt gällande regelverk och lokala avtal på det mest effektiva sättet. 

En modern Workforce Management-lösning omfattar både mjukvara, tjänster och hårdvara för optimalt stöd av processen.

Vad är de vanligaste Workforce Management funktionerna?

Kärnfunktionaliteten i Workforce Management inkluderar:

  • Noggrann mätning av de anställdas arbetstid och frånvaro – och att göra denna informationen tillgänglig för löne- och andra HR-system
  • Uppföljning om arbetsgivera följer regelverk om arbetstid och semester/ledighet
  • Stöd för planeringsprocessen för att kunna utarbeta effektiva och rättvisa arbetsplaner 
  • Mätning av verksamhetens produktivitet 
  • Självbetjäning för att se sin arbetsschema och kontosaldon samt att byta eller sälja skiftarbetspass

Vad är fördelarna med Workforce Management?

Med en modern digital Workforce Management-lösning kan företaget eliminera en mängd manuella och tidskrävande arbetsflöden. Det sparar signifikant tid för både anställda och administration, minskar risken för fel och förseningar och ger tillförlitlig information om företagets verksamhet. Med realtidsdata har företaget alltid fingret på pulsen och är garanterat ett gediget och faktabaserat beslutsunderlag för att effektivisera användningen av tid och resurser, reagera snabbt på möjliga förändringar och uppnå besparingar.

Vad kostar en Workforce Management-lösning?

Priset på ett Workforce Management-system kommer normalt att baseras på hur många anställda som ska registrera deras tid i systemet, omfattningen av funktionalitet och vilka registreringsenheter företaget väljer. Det vill säga en grundläggande investering i det önskade programvara och hårdvara. Dessutom kommer en årlig kostnad till för support och underhåll av lösningen. 

De flesta leverantörer tar ett pris per använder per månad/halvår/år.
 

Varför ...?



Varför Workforce Management?

Många företag använder fortfarande pappersbaserade timlistor, Excel-ark eller andra manuella processer för att hålla koll på timmar, frånvaro, löneberäkning och planering av resurser. Det är inte bara tidskrävande men ökar också risken för fel och förseningar samt hindrar tillgängligheten av data för analys och rapportering – och därmed förmågan att reagera snabbt på avvikelser. 

Med en modern Workforce Managementlösning kan företaget automatisera processerna. Det minskar risken för fel och säkerställer att arbetstidslagen och lokala avtal efterlevs. Dessutom bidrar tillförlitlig och aktuell information om företagets användning av tid och resurser till att stärka beslutsunderlaget och ger möjlighet till att reagera snabbt på ändringar i efterfrågan eller kapacitet. 


Hur ...?



Hur får man ut det mesta av Workforce Management?

Ett IT-systemlandskap med välintegrerade och dedikerade system ger ofta flexibelt och effektivt stöd av företagets processer. Det optimala är därför att integrera Workforce Managementsystemet med företagets övriga affärssystem som t.ex. ERP-, HR- och lönesystem. På det sättet blir värdefull och aktuell information tillgänglig när den behövs – utan risk för fel och förseningar. Samtidigt elimineras ett antal administrativa rutiner inom löneberäkning, produktionsplanering, inköp, logistik, lager, försäljning, ledning med mer. 

Hur väljer man rätt Workforce Management lösning/leverantör?

Marknaden för Workforce Management lösningar är relativt komplex med många typer av leverantörer som var och en erbjuder olika typer av lösningar, teknologi och tjänster. Dessutom finns skillnader i lösningarnas geografiska räckvidd, branschfokus och leverantörernas ambitioner för att utveckla lösningen. Det optimala beslutet beror på ett antal interna förhållanden som ni bör ta reda på innan ni väljer lösning: 

  • Vad är företagets strategiska argument för att investera i en Workforce Management lösning (t.ex. ökad produktivitet, efterlevnad av lagar och regler, förbättrat datainsikt och analysunderlag)?
  • Vilka processer och arbetsuppgifter förväntar ni att lösningen ska kunna hantera?
  • Vad kan företagets befintliga system hantera? Och hur gör de det förhållanden till företagets viktigaste behov och önskemål?
  • Vilken typ av leverantör vill ni etablera ett samarbete med? En specialiserad Workforce Management leverantör (best of breed) eller en leverantör med en bred svit/produktportfölj (best of suite)?

Inspiration till val av leverantör/lösning finns i Gartners "Market Guide for Workforce Management Applications".

Hur beräknar man ROI på Workforce Management?

En investering i en Workforce Management lösning ger företaget möjlighet till att bli mer effektiv och uppnå betydande besparingar genom reduktion av administrativ tid och fel, sjukfrånvaro och övertid. Ju fler överenskommelser, regler och graden av komplexitet som lösningen skal hantera, ju större är fördelarna med att digitalisera. 

Exempel på vinster är:

  • Minskning av administrativa kostnader genom:
    – Sparad tid på tidrapportering för de anställda och tjänstemän (antal minuter per dag per anställd)
    – Sparad tid på godkännande för arbetsledare (antal minuter per vecka per anställd)
    – Sparad tid till avstämning, felkorrigeringar med mer i löneadministrationen (antal minuter per månad per anställd)
  • Minskning av fel relaterad till manuell administration (fel registrering av tid, glömda anteckningar med mer) (0,8-1,2% av arbetstiden)
  • Minskning av övertidsersättning (bättre hantering av rätt resurser till rätt tid)
  • Minskning av sjukfrånvaro genom flexibel bemanningsplanering, efterlevnad av arbetstidsregler etc.
  • Minskning av administration i faktureringsprocessen med 25-85% om de anställdas arbetstid ska faktureras
  • Ökad faktureringsgrad vid kundrelaterade tjänster
  • Reducerat behov av bemanningsföretag, eller minskade kostnader i relation till dito


Beroende på företagets situation kan lösningen ofta betala sig inom ett år. Om ni önskar en mer specifik business case beräkning, är ni välkomna att kontakta oss.

Hur går processen med att implementera en Workforce Management lösning?

Den specifika process är naturligtvis olika från företag till företag och planeras individuellt. Processen kommer ofta att innehålla följande element:

  1. Förberedelser: Ett grundligt förstudie där alla relevanta förhållanden som t.ex. arbetstidsregler lokala avtal och eventuella tredjepartsleverantörer kartläggas och ett planeringsmöte där alla parterna diskuterar vem som ansvarar för vad 
  2. Implementering: Uppsättning/konfiguration av lösningen, utbildning av superanvändare och pilotprojekt/test
  3. Driftsättningen – som eventuell kan ske i steg – och överföring till supportavdelningen


När ...?



När ska man börja med Workforce Management?

Fortsatt konkurrens innebär att många stora företag och organisationer är upptagen av att maximera produktivitet och effektivitet genom ökad digitalisering av administrativa kärnprocesser. 

Implementering av Workforce Management är meningsfull när företag vill: 

  • Hålla koll på de anställdas tid så att de har en överblick över deras arbetstid och lön
  • Planera arbetet så att de ha rätt antal anställda för att möta företagets behov
  • Förutsäga företagets behov så att de vet hur många anställda och vilka färdigheter de behöver på kort och långt sikt
  • Övervaka och analysera resultat för att se om företaget når sina delmål (arbetsuppgifter/order), och reagera snabbt om de inte gör det


Vem …?



Vem drar nytta av Workforce Management?

Workforce Management kan användas i de flesta typer av företag och i alla dela av företaget. De primära användarna av en Workforce Management lösning är:

  • HR som ansvarar för korrekt beräkning av lön och rapportering av sjukfrånvaro
  • Mellanchefer med det operativa ansvaret för att kombinera order, resurser och anställda
  • Ekonomichefer och andra toppchefer som behöver rapporter och KPI-övervakning i realtid
  • Medarbetare på alla typer av anställning med olika typer av anställningsvillkor

Vem erbjuder Workforce Management?

Det finns flera typer av Workforce Management leverantörer på marknaden som var och en erbjuder olika typer av lösningar, teknologi och tjänster. Erbjudandet omfattar både specialiserade Workforce Management lösningar med varierande funktionalitet och möjligheter (best of breed), Human Capital Management (HCM) lösningar som täcker hela HR-området (best of suite) och branschspecifika lösningar med Workforce Management funktionalitet t.ex. hälsosektorn eller callcenter lösningar.

För mer information om potentiella leverantörer se Gartners "Market Guide for Workforce Management Applications".


Vilka ...?



Vilka företag får ut det mesta av Workforce Management?

Workforce Management kan användas i de flesta företag som fokuserar på att minimera tunga, manuella interna processer relaterad till löneadministration och styrning av arbetskraften. Det är ganska vanligt inom livsmedels- och tillverkningsföretag, men kan även användas med stor nytta inom byggbranschen och i serviceföretag, inklusive finanssektorn, och inom transport, logistik och lager.

Vilka funktioner inom företaget drar mest nytta av Workforce Management?

Workforce Management kan användas i alla delar av företaget och ger konkreta fördelar för:

  • HR- och löneadministration samt Shared Service Centers som ansvarar för korrekt beräkning av lön och rapportering om sjukfrånvaro
  • Mellanchefer med det operativa ansvaret för att kombinera order, resurser och anställda 
  • Ekonomichefer och andra toppchefer som behöver rapporter och KPI-övervakning i realtid
  • Medarbetare på alla typer av anställning med olika typer av anställningsvillkor

Vilka typer av Workforce Management lösningar finns?

Det finns flera typer av Workforce Management-lösningar på marknaden. Erbjudandet omfattar både specialiserade Workforce Management lösningar med varierande funktionalitet och möjligheter (best of breed), Human Capital Management (HCM)-lösningar som täcker hela HR-området (best of suite) och branschspecifika lösningar med Workforce Management funktionalitet t.ex. hälsosektorn eller callcenter lösningar.

Lösningarna erbjudas båda som on-premise, moln eller Software as a Service (SaaS).

För mer information om erbjudandet av lösningar se Gartners "Market Guide for Workforce Management Applications".