(Svenska)
.
Kundinloggning

Nya möjligheter som skapar värde i din planering

2021-09-22

Planering av de anställdas arbetstid kan vara en komplex arbetsuppgift. Det kräver moderna verktyg att se till att planerna är sammanhängande och stöder dagens bemanningsbehov. Få en översikt över några av de nya möjligheterna i våra planeringsverktyg och vad de kan betyda för dig.

Nya funktioner som skapar värde i din planering

Många av våra kunder behöver kunna säkerställa att rätt medarbetare är på plats för rätt jobb vid rätt tidpunkt. Och det är ofta en hel del överväganden att ta när man måste göra en plan som är sammanhängande och stöder behovet på den enskilda dagen.

Vi har under de senaste månaderna lanserat mycket ny funktionalitet som gör planeringsuppgiften enklare. Funktionalitet som gör det möjligt att basera er planering på relevant information som t.ex. lönebudget, bemanningsbehov eller arbetsuppgifter, och som ger er nödvändig översikt för att kunna reagera snabbt när det sker ändringar i planen.

Få översikt över några av möjligheterna här och hur de kan skapa värde för er:

FÖR FÅ ELLER FÖR MÅNGA ANSTÄLLDA? BÅDA DELARNA KOSTAR!

Det kan vara dyrt att ha planerat för många anställda i förhållande till de arbetsuppgifter som måste lösas. Och om det händer vecka efter vecka, kan det kosta mycket pengar på ett år.

På andra sidan kan det också innebära stora kostnader om det är för få anställda. Det kan bland annat betyda övertid för andra medarbetare, försenade leveranser eller förlorade försäljningsmöjligheter.

Med ProForecast får ni hjälp till att planera arbetsstyrkan i förhållande till er lönebudget och konkreta bemanningsbehov varje timme under dagen. När den som är ansvarig för planeringen har definierat era bemanningsbehov kan de visualiseras som en graf som visar både faktiskt och förväntad bemanning – oavsett om ni använder ProRoster eller ProSchedule som planeringsverktyg. På samma sätt kan budgeten visualiseras i planeringsvisningen, så planeringsansvarig enkelt kan besluta hur planen ser ut jämfört med planeringssiffror/budget och simulera alternativ innan planen publiceras.

Detta förenklar processen och ger bättre översikt över om behovet är tillgodosett, så ni bättre kan undvika över- eller underbemanning och samtidig se till att planen är i linje med lönebudgetar.

Och om ni behöver skicka den förberedda planen till en chef för slutgodkännande innan den publiceras, är det också möjligt. Därmed kan ni säkerställa att rätt chef med beslutanderätt godkänner planen – vilket framför allt kan vara en fördel om den utarbetade planen bryter med arbetstidsregler eller ökar lönebudgeten. 


 Med ProMark har vi fått en modern lösning med intuitiva användargränssnitt som förenklar planeringen av medarbetarnas skift samt ger butiks- och försäljningschefer en exakt kostnadsöversikt för varje skift i den enskilda butiken

Henrik U. Schunck
Projektleder, Pisiffik



TA HÄNSYN TILL SÄRSKILDA EVENEMANG

Extraordinära händelser som t.ex. speciella kampanjer eller inventering kan kräva extra bemanning på den enskilda dagen. Denna typ av evenemang kan nu läggas till i en informationskalender med text och tidsperiod som kommer att visas i planen i både ProRoster och ProSchedule. Det ger planeringsansvarig möjlighet att ta hänsyn till det i tid och säkerställa rätt personal.

DETALJERAD PLANERING SÅ VIKTIGA UPPGIFTER DISTRIBUERAS

ProSchedule stöder nu också avancerat planering av de anställdas arbetsuppgifter under dagen.

Planeringsansvarig kan t.ex. skapa listor över specifika arbetsuppgifter som måste lösas under en dag och sedan fördela uppgifterna ut på tillgängliga medarbetare. Detta kan t.ex. vara fördelning av arbetsuppgifter som temperaturkontroller, fyllning, rengöring, hålla statusmöten eller ansvaret för företagets kundsupport/chatt. Således kan företaget säkerställa att ansvaret för viktiga uppgifter blir placerat.

När planen är publicerat kan de anställda se dagens arbetsuppgifter och ansvarsområden i vår mobilapp. Detta förenklar kommunikationen mellan chefer och anställda och säkerställer att medarbetaren vet vad han/hon måste fokusera på den aktuella arbetsdagen.

Avancerat planering av de anställdas arbetsuppgifter i ProSchedule

VISUELL ÖVERSIKT AV STATUS FÖRENKLAR UPPFÖLJNINGEN

Det visuella elementet går igen i det vi kallar ’Översikt – anställdas tid’. Översikten är en tidslinje som genom användning av färgkoder informerar dig om dina anställdas status – just nu eller vid en vald tid. Det vill säga om de har kommit, har gått hem eller är frånvarande.

Översikten ger överblick över de anställdas faktiska närvaro jämfört med planerad. Är alla närvarande som förväntat? Vilka arbetstider har de? Har de frånvaro under dagen?

Medarbetarna kan enkelt se status för deras kolleger, och chefen får en snabb överblick över om planen håller eller om det finns behov att reagera – och eventuellt följa upp på medarbetare som t.ex. ofta kommer för sent.

Översikt – anställdas tid i ProRoster och ProSchedule

NÅR FRÅNVARON SKAPAR NYA BEHOV

ProSchedule gör det nu ännu enklare för planeringsansvarig att se till att skift blir bemannat vid frånvaro. Systemet kan konfigureras för automatiskt att återskapa behov om en medarbetare registrerar frånvaro som t.ex. sjukdom eller semester efter att den anställdas skift har schemalagts.

Således får planeringsansvarig direkt översikt över vilka skift som nu inte längre är bemannade på grund av frånvaron. Ni kan därmed säkerställa att man aktivt tar ställning till om behovet ska täckas eller inte så planeringsansvarig kan justera planen och/eller erbjuda skiftet till andra anställda.

PÅMINNELSER FÖR EFFEKTIV KOMMUNIKATION

Båda planeringsmodulerna erbjuder nu ännu flera påminnelsesmöjligheter som säkerställer flexibel planering och effektiv kommunikation.

Medarbetaren kan motta en påminnelse när det sker förändringar i en plan som påverkar den aktuella medarbetaren. Detsamma gäller om en chef erbjuder ett relevant skift, om en kollega önskar att byta skift eller om den anställda har tilldelats ett skift som han/hon har bjudit på. Det förenklar kommunikationen mellan chef och medarbetare och bidrar till en flexiblare planering.

SÅ HÄR GÅR DU VIDARE

Kontakta oss om du vill ta din planering till nästa nivå

Det finns mer information om de nya möjligheterna i vår releaseinformation och releasenoter på kundportalen (endast för kunder).

Vi ger också gärna en demo av ProRoster och ProSchedule med fokus på de många fördelar ni kan uppnå med våra moderna planeringsverktyg. Kontakta din account manager om du vill veta mer

 


SÄRSKILD FÖR PROMANAGEMENT-KUNDER

Om ni använder vår gamla ProManagement-modul finns det många bra skäl att titta närmare på ProRoster och ProSchedule.

ProManagement håller på att fasas ut och ny funktionalitet utvecklas inte längre för modulen. All planeringsfunktionalitet finns nu i modulerna ProRoster eller ProSchedule som kontinuerligt utvecklas.

För att undvika att stå utan en planeringslösning i juli 2023 där stöd för ProManagement stannar, rekommenderar vi att ni planerar en uppgradering och transition.

Det kommer att ge er ett antal fördelar:

  • Ni får tillgång till funktionalitet som stöder moderna och avancerade behov för bemanningsplanering – med kontinuerlig vidareutveckling
     
  • Modulerna nås via ProPortal så ni får ett webbaserat och snabbt användargränssnitt. De allra flesta dagliga funktioner kan utföras via denna ingången
     
  • Den webbaserade åtkomsten till modulerna innebär att ni kan minska antalet installerade klienter och därmed spara pengar på licenser och kostnader för uppgraderingar och underhåll i er interna IT-avdelning
     
  • Ökad flexibilitet för era anställda eftersom de inte kommer att bero på en fysisk installation på en PC eller remote desktoptillgång om de t.ex. arbetar hemma
     
  • Genom självbetjäning och mobilapp kan ni engagera de anställda i planeringen vilket kan öka medarbetarnöjdheten

Just nu erbjuder vi att återköpa er ProManagement-licens om ni köper ProRoster eller ProSchedule istället. Detta erbjudande gäller till och med 30 juni 2023. Om ni är intresserad, så kontakta Kenneth B. Schiønnemann så vi kan få en dialog om möjligheterna.
 



TVÅ MODULER FÖR PLANERING

ProMark erbjuder två planeringsmoduler som kan användas tillsammans eftersom all data ligger centralt i ProMark.

  • ProRoster – bemanningsplanering baserad på schemacykler och medarbetarnas arbetstider.
     
  • ProSchedule – skiftplanering utifrån behovet för arbetskraft (och t.ex. kvalifikationer), varefter arbetspassen tilldelas relevanta medarbetare. 

Genom att köpa ProForecast-modulen kan ni planera arbetskraften i förhållande till era lönebudget och konkreta bemanningsbehov timme för timme under dagen. Det ger översikt över om budgeten håller och om det finns tillräckligt med arbetskraft.
 



Kunder som använder våra planeringsmodul