Rockwool

På Rockwools fabrik i Vamdrup, Danmark ingår c:a 245 timavlönade medarbetare i bemanningsplaneringsmodulen

Med ett lättillgängligt användargränssnitt har Mark Information skapat ett planeringsverktyg till företagets mellanchefer som har driftsansvaret för att kombinera order, resurser och personal. Rockwool håller just på att köra in systemet.

– Vi befinner oss fortfarande i ett inkörningsskede och har inte använt ProManagement särskilt länge, förklarar avdelningschefen Preben Schmidt, Rockwool A/S i Vamdrup. – Därmed har vi ännu inte hunnit tillämpa vissa funktioner, men redan nu är det tydligt att systemet är lätt och snabbt att arbeta med och att det ger stora förbättringar då det innehåller en mängd praktiska funktioner.

Rockwool A/S, som har 800 anställda på sina fabriker i Danmark, är en del av den danskägda koncernen Rockwool International A/S, som sysselsätter mer än 7400 anställda och har en omsättning på mer än 6,7 miljarder kronor. Koncernen producerar som bekant stenull för isolering av byggnader, industrianläggningar, mm.

Täcker alla timavlönade

Fabriken i Vamdrup är indelad i fem avdelningar:

• Produktionslinjen, där natursten smälts och spinns till fibrer genom att kraftig uppvärmning och därefter formas till isolermattor eller –skivor i olika storlekar
• Konfektioneringsavdelningen, som Preben Schmidt är chef för, och där man bearbetar råullen till speciella storlekar och modeller – t.ex. genom att skära kilar och tillverka universalrörskålar
• Lager
• Driftskontroll och
• Underhållsavdelning

– Vi använder det nya systemet från Mark Information på samtliga fem avdelningarna, och det ingår därmed ungefär 245 timavlönade medarbetare i det, förklarar Preben Schmidt.

– Hittills har vi använt ProMark – även det från Mark Information – för tidregistrering och därmed även registrering av frånvaro, övertidsarbete m.m. Denna information bearbetades så tillsammans med information om t.ex. utlåning till en annan avdelning av vårt lönekontor. I samband med övergången till ProManagement har arbetsledarna på de enskilda avdelningarna fått större överblick och vi kan kontera lönetimmarna på ett mycket bättre sätt och planera mera exakt i förhållande till vår kapacitet.

Överblick med avgörande betydelse

– Just "överblick" är nyckelordet för ProManagement, som har utvecklats som en modul till bemanningsplanering i ProMark.

– Modulen ger nämligen en samlad överblick över personal, produktionsresurser och produktions produktionsöversikt. En överblick som kan ha avgörande betydelse för att varorna levereras i tid och om der är bruttomarginal på dem. Systemet ger helt enkelt mellanchefen möjlighet för att utnyttja sina resurser bättre genom att t.ex. identifiera outnyttjad överkapacitet eller flaskhalsar på avdelningen och i företaget.

Samkörning av produktionsschema och bemanning

– ProManagement är den budgetansvariga driftschefens "ERP-system" (Enterprise Resource Planning), där man kan planera och styra sina personalresurser i förhållande till den produktionsöversikt som företagets ERP- eller MPS-system anger, genom att samköra resursbehovet med bemanningsöversikten. En sådan samkörning identifierar nämligen omedelbart avvikelser mellan planerat behov och faktiskt närvaroöversikt, och visar därmed var det finns behov för justeringar för överskott eller brist på kapacitet. Slutligen kan den gällande driftschefen beräkna vad en given närvaroöversikt har kostat eller kommer att kosta företaget.

Utgångspunkten för bemanningsplaneringen kan varieras efter företagets eller avdelningens behov. Därmed kan den styrande parametern vara de uppgifter som ska utföras. Men om produktionsutrustningen eller personal är de resurser som det är störst brist på, kan ProManagement även hantera att använda dessa parametrar som utgångspunkt för planeringen.

Närvaroöversikt med de rätta kvalifikationerna

Man kan även använda bemanningsplanering till att jämna ut medarbetarresurserna tvärs över företaget. I stället för att varje avdelning budgeterar med en frånvaro kan man tvärs över företaget ha en samlad frånvarobudget som baseras på utlåning av medarbetare mellan avdelningarna.

Man kan också i systemet disponera på kvalifikationsnivå. Företagets personalstyrka är ju som regel sammansatt av en rad specialister, - fackutbildade, kanske med olika certifikat eller personal som har fåt speciell utbildning på en given funktion etc. Och det är naturligtvis en fördel att snabbt kunna överskåda om de nödvändiga kvalifikationerna är representerade i bemanningsöversikten, när det finns behov för dem.

– Vi har ännu inte implementerat kvalifikationsdelen, men det är en av de funktionerna som jag ser fram mot att använda, säger Preben Schmidt. – Vi förfogar över sju olika maskiner för konfektionering på min avdelning. Grundgruppen av dessa maskiner ska samtliga 34 medarbetare klara av att sköta, men vi har även tre maskiner som kräver extra kvalifikationer, och där systemet helt klart kommer att underlätta planeringen.

Användargrupper för implementering

Rockwool A/S har SAP för ekonomistyrning, varifrån produktionsöversikten genereras, men företaget har alltså valt bemanningsplanering från Mark Information.

– Det har vi bland annat gjort av prismässiga överväganden, men även för att användargränssnittet i ProManagement är mycket bra, säger Preben Schmidt, som tillsammans med en kollega från kontoret har varit Vamdrup-fabrikens representanter i den användargrupp som skulle vara med i att implementera systemet.

– Användargruppen, som sattes samman av en arbetsledare och en representant från kontoret från var och en av Rockwools danska fabriker, har varit över hos Mark Information i Lyngby för att få undervisning i systemet. Härefter har vi haft ansvaret för att lära våra kollegor. Här i Vamdrup har därmed 15 arbetsledare hittills gått igenom planerings- och godkännandedelen av systemet.

Överskådligt användargränssnitt

– Till att börja med var jag faktiskt lite tvivlande över systemet, och att vi själv skulle sitta med alla funktionerna, erkänner Preben Schmidt. – Men då jag först började arbeta med det blev jag överraskad över hur lätt det var att använda. Därmed lägger jag nästan inte tid på det mer - också för att det på vissa punkter till gengäld sparar tid. T.ex. är det mycket lättare på morgonen då 15-16 personer samtidigt möter upp på av avdelningen, och de växlar från att vara "röda män" till "gröna män", när de stämplar in. Tidigare var jag tvungen att skapa mig samma överblick genom att gå runt på avdelningen.

– Systemet ger också möjlighet att skriva in meddelanden – t.ex. till medarbetare på nattskiftet – som visas direkt när de stämplar in. Dessutom tar det faktiskt mindre än en kursdag att lära sig.