(Svenska)
.
Kundinloggning
Anmäl dig vårt nyhetsbrev

Få senaste nyheterna och viktig information om Workforce Management

Närvaro och frånvaroregistrering - ProTime

ProTime är ProMarks basmodul där de anställdas närvaro registreras. Via integration med lönesystemet automatiseras sedan processerna för att skapa en korrekt lönelista.

ProTime tidsregistrering

Komme/gå- og fraværsregistreringProTime passar för alla typer av företag och för både tjänstemän och kollektivanställda, samt timanställda. ProTime är flexibelt och enkelt att konfigurera eftersom stor vikt har lagts på användarvänlighet och administration av systemet.

När företagets avtal och överenskommelser har lagts in i ProTime är det lätt för användarna att lägga in egna parametrar och underhålla uppgifterna i programmet om de anställda, om regler för närvaroregistrering, godkännandeförfaranden, rapportering och löneutbetalning. ProTime tar hänsyn till överenskommelser för beräkning av övertid, tillägg, frånvaro, avrundning och saldo osv. och på så sätt kan man t.ex. undvika att en anställd tar ut mer semester än vad som intjänats.

De anställda registrerar själva alla dagliga händelser som rör in-/utstämpling och frånvaro via webbaserade portaler, användarvänliga terminaler, smarttelefoner och liknande. Via lämpligt gränssnitt får de anställda också tillgång till att se sitt aktuella arbetstidssaldo, semester, flextid, ledighet mm.

Som identifikation kan man välja bl.a. streckkod, magnetkort, Mifare, HID, RF-taggar, biometri eller bara en kod som ska knappas in.

Vid eventuella avvikelser (kommer för sent, går för tidigt, frånvaro, osv.) ska den anställde ange orsak. Genom att den anställde själv får validera sina registreringar och avvikelser underlättas den dagliga administrationen för chefer som bara behöver godkänna vissa typer av avvikelser.

De anställda registrerar till exempel:

  • Kom
  • Gick
  • Frånvaro (tidigare/kommande) och anledningen till frånvaro som externt möte, läkarbesök, VAB, osv.
  • Ändra schema
  • Ändra avdelning
  • Ändra grupp
  • Val av tillägg (antals- eller tidstillägg)
  • Hämta information om anställda (konton, resterande semester, osv.).
  • Lunch (börjar/slutar)
  • Gått tidigt (med orsak)
  • Kom tillbaka (med orsak)

ProTime kan alltid visa alla anställdas närvaro och frånvaro. Det är också möjligt att få rapporter och statistik på sjukfrånvaro fördelat på t.ex. personalkategorier, olika geografiska platser, osv.

ProTime förenklar rapportering och administration

Med ProTime automatiseras processerna genom att de manuella arbetsinsatserna elimineras, antalet frågor om ackumulerad semester och flextid mm. minskar och genom att det är de anställda själva som registrerar avvikelser. Det här sparar mycket tid för både de anställda, arbetsledare, chefer och för alla som arbetar med löner och personaladministration.

Den uppdaterade översikten över frånvaron via aktuella rapporter möjliggör för företaget att vidta åtgärder för att minska inte bara frånvaron med ofta betydande kostnadsbesparingar, utan också ta itu med andra problem. Ökad sjukfrånvaro kan ju ofta vara ett symptom på andra problem i verksamheten som kräver uppmärksamhet.

Med uppdaterade data i realtid har man alltid aktuell information med ett giltigt underlag för att fatta beslut, samtidigt som man via integration med lönesystemet får ett korrekt utbetalningsunderlag i en automatiserad process.

Stora besparingar med ProTime

Erfarenheten visar att ProTime kan minska organisationens administrativa kostnader med upp till 3% genom automatisering av manuella processer, färre förfrågningar till löneadministrationen och automatisering av chefernas godkännande.

Erfarenheten visar också att man genom att skapa sig en bild av frånvaron över olika personalkategorier och geografiska platser osv. kan minska sjukfrånvaron med så mycket som 25% med hjälp av riktade processer.

ProTime är ofta en lösning som kan betala sig inom ett år beroende på företagets situation.